Os assuntos financeiros de uma empresa são considerados um dos mais delicados a serem tratados. Afinal, dada a sua importância, pode-se considerar a área financeira como o coração do negócio — ou seja, ele depende dela para sobreviver.
Analogias à parte, é essencial que todas as obrigações financeiras de uma empresa estejam em ordem para a sua sobrevivência. Isso contribui também para que ela consiga crescer de forma saudável.
O fato é que qualquer deslize pode prejudicá-la de forma fatal. E isso pode vir como uma simples multa em situações não tão graves, até punições mais graves, caso a irregularidade seja maior. Por isso, é importante ter uma boa organização financeira para que o negócio tenha sucesso.
Além disso, é preciso estar pronto para qualquer surpresa que venha a aparecer no meio do caminho e que possa transformar um simples contratempo em um problema sério. Portanto, iremos falar sobre um documento que pode ser um grande aliado nesse sentido: o comprovante de pagamento, que é importante tanto para sua empresa quanto para seus clientes.
Continue acompanhando o post para entender a sua importância e os cuidados necessários que devem ser tomados com esse tipo de documento!
O que é o comprovante de pagamento?
Assim como já diz o seu nome, ele é um documento que prova que uma pessoa ou empresa realizou o pagamento por uma mercadoria comprada ou por um serviço prestado.
Além de informar o valor da transação e comprovar pagamento, ele também é útil para assegurar a garantia do produto ou serviço que foi adquirido, ou seja, caso haja algum problema, a transação financeira pode ser comprovada.
Esse documento também contém informações importantes relacionadas a questões de impostos e outras taxas que envolvem a transação sobre a venda que foi realizada.
Quais são os cuidados necessários com o comprovante de pagamento?
O fato é que esses documentos são facilmente jogados no lixo ou perdidos pela sua fragilidade. Isso acontece muito por conta das pessoas receberem uma grande quantidade desses comprovantes todos os dias, que vão desde o pagamento de uma refeição até despesas com a empresa.
Isso pode se tornar um problema quando o comprovante descartado é algo importante para o negócio e deveria ter sido guardado. Então, é preciso ficar atento a isso: comprovantes que sejam relacionados a gastos empresariais devem ser guardados e entregues para o departamento financeiro da empresa.
Outro ponto de atenção é que, como os comprovantes de pagamento geralmente são notinhas que quase sempre são frágeis, eles não podem ser manuseadas o tempo todo. Por isso, é importante disponibilizar um local adequado para armazená-los caso seja necessário consultá-los no futuro.
Por quanto tempo deve-se guardar um comprovante?
Guardar os comprovantes de pagamento é extremamente necessário, mas quase ninguém sabe por quanto tempo isso deve ser feito. Afinal, há um período do qual as transações financeiras podem ser contestadas.
Nesse sentido, é interessante consultar o artigo 206 do Código Civil Brasileiro, que serve como orientação para entender por quanto tempo um comprovante de pagamento deve ser armazenado.
A realidade é que cada tipo de despesa possui um prazo diferente de expiração. Vamos informar o prazo de algumas delas:
- Imposto de Renda: 5 anos.
- Água, luz e telefone: 5 anos.
- Impostos similares a IPTU e IPVA: 5 anos.
- Garantias de produtos: tempo do vencimento da garantia.
- Aluguel e taxas de condomínio: 3 anos.
- Faturas de cartão de crédito: 1 ano.
- Pagamento de multas: 2 anos.
- INSS: até ser feito o pedido de aposentadoria.
- Seguros: 1 ano, enquanto o seguro estiver vigorando.
- Dívidas e financiamentos: até as quitações terminarem.
Para entender melhor sobre o prazo para outras despesas, consulte o artigo 206 do Código Civil Brasileiro.
Qual a importância do comprovante de pagamento?
Já deu pra perceber que essas simples notinhas que representam o comprovante de pagamento merecem uma atenção especial, não é mesmo?
Então, além dos cuidados e precauções que são necessárias para com esse documento, vamos ressaltar mais alguns pontos que reafirmam a importância de trabalhar com eles e fornecer um cuidado especial:
Segurança para você e para os seus clientes
Trabalhar com o comprovante de pagamento é importante tanto para situações em que você está prestando algum serviço ou vendendo algum produto para seus clientes quanto para quando você é o comprador e está adquirindo algo.
Pois, como já foi a abordado anteriormente, caso haja algum problema, a transação financeira estará documentada e comprovada para poder saná-lo da melhor maneira possível. Isso está ligado ao tópico em que informamos por quanto tempo o comprovante de pagamento deve ser guardado.
Controle financeiro e contábil eficientes
O comprovante de pagamento auxilia no controle da operação das atividades financeiras da empresa, pois, a partir do momento em que o pagamento foi comprovado, a empresa conseguirá se organizar melhor em relação aos seus recebimentos e pagamentos.
Isso proporcionará que os responsáveis pela parte financeira tenham um controle melhor do negócio. Afinal, com o fluxo de caixa em dia, é mais fácil de entender com o que está gastando e o quanto de dinheiro é previsto para entrar, facilitando o planejamento do futuro e evitando as despesas desnecessárias.
Para facilitar a organização do seu caixa, o Asaas oferece as melhores ferramentas financeiras para seu negócio, automatizando processos e dando mais autonomia para sua empresa. Por meio desse sistema, você consegue emitir cobranças, notas fiscais e gerenciar contratos por um único lugar.
Mais profissionalismo
Dificilmente alguém abre mão do comprovante de pagamento quando realiza alguma compra importante. Lembrando que ele não possui o mesmo valor de uma Nota Fiscal, mas, mesmo assim, garante os direitos e deveres de compra de quem emitiu e de quem o recebeu.
Além disso, empresas que asseguram a compra do cliente com um comprovante de pagamento mostram transparência em suas transações, provando que é idônea, transmitindo confiança e profissionalismo.
Acreditamos que, depois de todos esses argumentos relacionados à relevância do comprovante de pagamento, você dará um pouco mais de importância para essas pequenas notinhas de papel, correto?
É importante frisar que, seguindo essas orientações, tanto você quanto a sua empresa e os seus clientes estarão mais seguros e livres de qualquer preocupação relacionada às transações realizadas.
