Contabilidade para empresas: saiba como ter uma gestão financeira de qualidade

Gerenciar uma empresa não é uma tarefa fácil. O empreendedor é o principal responsável por analisar, estudar e provisionar todas as decisões do negócio. Logo, poder contar com um suporte que dê segurança para essas definições é imprescindível. Nesse contexto, apesar de algumas vezes negligenciada, a área de contabilidade também tem um papel essencial. Você sabe o que é contabilidade e como ela é importante para as empresas?

Entre as muitas obrigações ao administrar uma empresa, organizar a área contábil é fundamental para acompanhar o andamento do seu negócio. Isso significa ter de registrar e controlar a movimentação do caixa, manter os pagamentos de fornecedores e impostos em dia e muitas outras tarefas.

Para dar conta de tudo isso, neste post falaremos sobre o que essa ciência apresenta, o que é contabilidade e a como ela é aplicada nas empresas. Leia atentamente e confira!

O que é contabilidade para empresas?

Contabilidade é uma ciência social que tem como principal objetivo controlar o patrimônio da entidade, isso por meio do processo de identificar, medir, registrar e divulgar os dados econômicos de um comércio ou de uma prestadora de serviço.

Assim, tudo aquilo que diz respeito às entradas e saídas de recursos de uma empresa — incluindo suas obrigações tributárias, fiscais e trabalhistas — tem ligação com a área contábil.

Com o decorrer dos anos se percebeu a necessidade cada vez maior da contabilidade para a evolução dos negócios, uma vez que ela fornece informações poderosas para auxiliar nas tomadas de decisão.

Atualmente, ela deixou de ser algo extremamente fiscal, sendo fundamental no crescimento das empresas, aplicando suas diversas vertentes nas rotinas empresariais. Podemos citar como as principais:

• contabilidade fiscal;
• contabilidade societária;
• contabilidade ambiental;
• contabilidade de custos;
• contabilidade rural;
• contabilidade gerencial;
• contabilidade financeira;
• auditoria;
• perícia.

Ao entender o que é contabilidade identificamos o vasto número de informações que ela disponibiliza, nesse sentido, quem aplicá-la de forma correta obterá diversos benefícios no empreendimento.

Simplificadamente, a contabilidade é o final do funil. Isto é, cada setor representa um subsistema que alimenta o sistema maior com todos os dados gerados na rotina da empresa. Logo, a contabilidade mensura e compacta todos esses dados e transforma em informações para os empreendedores, por meio de relatórios, demonstrativos e gráficos, e a partir desses relatórios são tomadas as decisões.

Geralmente, quem cuida desses aspectos é um profissional formado em ciências contábeis. No entanto, com as noções de contabilidade para não contadores que preparamos para você, é possível organizar o seu negócio e seguir em frente. Fique atento aos próximos tópicos.

Como a contabilidade ajuda as empresas?

O sucesso de qualquer empreendimento está fortemente relacionado à organização das suas finanças. Sem isso, há o risco de o empresário se perder e não reconhecer o quanto custa manter as portas abertas. Também pode haver problemas com o pagamento de fornecedores, os recebimentos de clientes, o recolhimento de impostos e a folha de pagamento.

Manter uma contabilidade regular evita todas essas dificuldades, e mais: permite que você enxergue os diferentes momentos financeiros do negócio e as épocas de pagamentos e recebimentos.

Essa visão é crucial para saber se está tudo indo bem, se é preciso fazer ajustes ou, até mesmo, tomar crédito para superar dificuldades. O controle contábil serve ainda para mostrar quando é possível investir, seja no aumento do estoque, seja na expansão das atividades, além de orientar outras tomadas de decisão.

Todas essas informações são apresentadas aos gestores por meio dos relatórios e demonstrativos. Conheça os principais deles:

Balanço Patrimonial

Esse demonstrativo é exigido na maioria das empresas, salvo o Microempreendedor Individual (MEI), que não é obrigado a prestar contas.

O Balanço Patrimonial apresenta todos os bens e direitos da empresa, assim como as obrigações com terceiros. Esse relatório é imprescindível para as análises financeiras dos negócios, pois por meio dele é possível verificar a real situação da empresa.

Sua estrutura é estabelecida pelos órgãos reguladores, tendo 3 principais grupos — ativo, passivo e patrimônio líquido. Independentemente da sua importância e obrigatoriedade, o Balanço Patrimonial apresenta dados do exercício (período) anterior, ou seja, esse demonstrativo só é formulado após o encerramento do exercício.

Com isso, muitas vezes, as informações apresentadas são obsoletas, porém determinantes para entender a procedência dos recursos e quais foram os destinos deles.

Ativo

O ativo é um dos principais grupos do Balanço Patrimonial. Nele constam os bens e direitos da empresa. Basicamente, o ativo é um grande grupo constituído por subgrupos, o ativo circulante e o ativo não circulante.

No ativo circulante estão todos os itens que podem ser transformados em dinheiro de forma rápida, isso é, dentro do exercício (dentro de 12 meses). Exemplos de contas desse grupo são o caixa e o banco.

Já o ativo não circulante são todos os recursos que só podem ser acessados em um período maior do que os 12 meses, um exemplo de conta desse grupo é o imobilizado, como terrenos, edifícios e construções, máquinas, veículos, etc.

Passivo

O passivo são todas as obrigações que a empresa tem com terceiros, dívidas, impostos, salários. Quanto maior o passivo, maior o montante devido para fornecedores e órgãos governamentais.

O passivo circulante são todas as dívidas e obrigações que serão resolvidas no prazo de 12 meses, seguindo a mesma lógica do ativo circulante. Já o passivo não circulante representa todas as obrigações que se estendem ao prazo de 12 meses, vigorando em mais de um exercício.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

A DRE é composta pelas chamadas contas de resultados. Todas as contas apresentadas são conciliadas e averiguadas, chegando ao resultado que pode ser lucro ou prejuízo. Para a elaboração desse demonstrativo é seguido o princípio contábil da competência, isso significa que todas as informações devem ser escrituradas no mês que ocorreram.

A principal finalidade da Demonstração do Resultado do Exercício é apresentar as informações financeiras da empresa, com base nas informações operacionais e não operacionais do negócio.

Quando se compreende o que é contabilidade, também se percebe a importância da DRE, pois nela consta todas as informações financeiras da empresa, podendo identificar possíveis gargalos e assim solucionar escapes de dinheiro, potencializando os resultados financeiros.

Por via de regra, a DRE é elaborada anualmente, no entanto, nada impede de esse relatório ser elaborado em outros períodos, conforme a necessidade de cada empreendimento.

Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC)

Obviamente, o caixa é um dos fatores mais importantes dentro de qualquer empresa. Sem um controle específico desse item é praticamente impossível manter a saúde financeira de um negócio.

Afinal, compreender como são as rotinas do caixa e como eles impactam nas finanças é fundamental para manter a solvência dos negócios.

A Demonstração do Fluxo de Caixa apresenta todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa e equivalentes ao caixa em um determinado período. Esse demonstrativo contábil é divido em 3 partes, sendo elas:

• atividades operacionais;
• atividades de investimento;
• atividades de financiamento.

Entre as principais diferenças da DFC para os demais demonstrativos é que ela apresenta o valor real da empresa, já a DRE demonstra os resultados com lucro ou prejuízo, ou seja, pode ser que o empreendimento esteja com um caixa razoável, mas apresente prejuízo no final do exercício.

Indicadores

Quando compreendemos o que é contabilidade, nos remetemos a diversos fatores que circulam pelas rotinas empresariais, os indicadores são um deles.

Os indicadores são uma fonte essencial de informações que, como mencionamos, podem ajudar muito nas tomadas de decisão do negócio. Entre eles, podemos citar:

• índice de liquidez: representa a capacidade da empresa de transformar seus ativos em dinheiro;
• índice de endividamento: mostra quanto a empresa está endividada, levando em consideração o ativo e passivo do empreendimento;
• índice de rentabilidade: apresenta a capacidade de pagamento baseado no investimento realizado;
• margem bruta: representa a margem de lucro que a empresa está tendo com os seus negócios;
• ciclo operacional: apresenta quanto tempo a empresa leva para receber o valor de uma venda realizada, esse processo é imprescindível para garantir o cumprimento das obrigações e manter o capital de giro da empresa.

É importante ressaltar que cada um desses indicadores apresenta um dado, e independentemente da importância da informação apresentada, a avaliação de um indicador de forma individual não apresenta a real situação do empreendimento. Por isso, é essencial comparar e projetar os cenários embasados em um conjunto de indicadores.

Como fazer contabilidade para empresas?

Uma das mais utilizadas ferramentas para organização financeira em micro, pequenas e grandes empresas é o fluxo de caixa. Por meio dele, fica simples ver os números do negócio, uma vez que ele registra todas as receitas e despesas de um determinado período.

Como fazer um fluxo de caixa?

Escolha o método com o qual se sentir mais confortável para anotar as entradas e saídas de recursos do seu negócio.

As planilhas de fluxo de caixa que estão disponíveis na Internet oferecem agilidade e praticidade ao processo de contabilidade para não contadores, sendo, dessa maneira, ótimas opções.

Um exemplo de planilha que atende a maioria dos microempresários pode ser encontrada no portal do SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).

Ela contém todos os campos indispensáveis e uma anotação detalhada e precisa da movimentação financeira de sua empresa. Note que não somente as entradas e saídas diárias, mas também as previsões de recebimentos e pagamentos futuros, precisam constar nesse registro.

Além disso, os lançamentos das informações devem seguir uma rotina, ou seja, ser feitos com regularidade.

Como organizar seus pagamentos?

A primeira ação, nesse sentido, é anotar todas as contas a pagar, com as respectivas datas de vencimento e o valor de cada uma. Pagamentos fixos mensais, como aluguel, água e energia elétrica, devem constar nessa agenda.

Ordene essas despesas de acordo com o dia em que devem ser pagas, para poder se programar e não esquecer nenhum compromisso. Com isso feito, você está menos sujeito a ser pego sem caixa para arcar com os custos da sua empresa.

Caso os recursos disponíveis sejam insuficientes para honrar algum pagamento, é bastante útil saber da situação com antecedência a fim de poder levantar tal valor em tempo hábil. Já se a situação financeira vai muito bem, negociar descontos por antecipação de pagamentos pode ser vantajoso.

Como ter controle dos recebimentos de clientes?

É fundamental manter registros precisos dos consumidores aos quais você concedeu crédito. Sua planilha de fluxo de caixa deve apontar os recebimentos futuros, mas isso não exclui a necessidade de fazer um controle rigoroso das dívidas a receber.

O ideal, para isso, é elaborar mais uma planilha, com foco nas vendas parceladas. Ela deve conter os dados pessoais do cliente e informações sobre a compra. Com isso, ao acessar esse registro, você vai visualizar valores e datas de recebimento das parcelas.

Esse gerenciamento vai proporcionar a você uma percepção dos débitos em aberto. Desse modo, oportuniza providenciar, o quanto antes, uma cobrança amigável, porém efetiva, para reverter a situação.

Como a inadimplência é um dos problemas que mais afetam as empresas, fique atento para resolvê-la assim que aparecer! Para tal, tome os seguintes cuidados:

• permita parcelamentos só após consultar a situação do cliente junto aos órgãos de proteção ao crédito, como o SPC e o SERASA;
• fixe uma data para o vencimento das parcelas e emita um boleto para pagamento na rede bancária ou em uma lotérica — fazer isso facilita a quitação das prestações;
• adote um sistema de cobrança eficiente: dê preferência a uma cobrança automatizada, que alerte o cliente já nos primeiros dias de atraso (ou mesmo antes que ele aconteça).

Além dessas práticas, é importante estar com a clientela devidamente cadastrada, para que você tenha seus endereços, telefones e outros meios de contato. Manter essa base constantemente atualizada é fundamental para executar uma cobrança.

Como gerenciar o pagamento de funcionários?

Entender o que é contabilidade, sem abordar obrigações trabalhistas, seria uma abordagem incompleta.

Então, observe que, para pagar certo, você tem que controlar faltas, atrasos e horas extras, o que torna altamente recomendável manter um livro de ponto em seu estabelecimento.

Outras recomendações para uma folha de pagamento cumprir todos os requisitos legais são:

• sempre entregue, ao seu funcionário, o demonstrativo de pagamento/holerite. Nele, devem constar os valores do salário e dos descontos (que precisam ser especificados);
• mantenha uma cópia dos documentos relacionados à folha de pagamento — comprovantes de depósito do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e do recolhimento do PIS (Programa de Integração Social), entre outros.

Planejamento, controle e disciplina são os maiores aliados de quem administra as finanças do próprio negócio. Portanto, aplique os conhecimentos que reunimos sobre o que é contabilidade para não contadores no dia a dia da sua empresa. Com isso, você reduz os riscos de se ver às voltas com dificuldades e aumenta as chances de alcançar grande sucesso!

Para se organizar ainda melhor, pode ser de grande valia contar com o apoio de um software ou plataforma de gestão financeira para empreendedores. Dessa forma você pode simplificar a gestão financeira e passar menos tempo com controles e cobranças manuais.

Agora que você sabe o que é contabilidade e como ela é importante para os negócios, crie sua conta gratuitamente em nossa plataforma para profissionalizar a emissão de boletos e cobranças e obter controle sobre as finanças do seu negócio!