Dividir os gastos em custos fixos e custos variáveis é uma forma de facilitar o controle, com base no padrão de comportamento de uma conta em relação ao volume ou atividade. Enquanto o custo total variável muda conforme a produção, com os custos fixos a relação é sempre a mesma, não importa o quanto se produza. Mas, como veremos adiante, essa distinção nem sempre é simples de se fazer.
Identificar corretamente os tipos de custos é útil para sanar contas no vermelho, além de favorecer o controle do orçamento. Afinal, quando um negócio vai mal, é a partir do corte de despesas que a recuperação torna-se possível. Em contrapartida, nos momentos de crescimento, é o conhecimento dos gastos mensais que permite tomar as decisões certas tendo em vista um novo cenário.
Sendo assim, para controlar seus custos e conseguir precificar seus produtos corretamente, continue lendo este post!
Qual é a importância da gestão de custos para empresas?
Classificando corretamente seus custos, é possível descobrir o seu ponto de equilíbrio, que é o quanto você tem que vender para pagar todas as suas despesas. Trata-se de um dado relevante, já que serve como um guia de planejamento do negócio .
Esteja atento, ainda, à proporção entre custos variáveis e fixos, pois ela indica o quanto uma organização é ajustável às situações de mudança. Nesse aspecto, quanto maior a porcentagem dos custos variáveis, menor é a probabilidade de perdas.
Por outro lado, custos fixos mais elevados podem tornar-se um problema, caso suas fontes sejam subutilizadas. É o que acontece com os imóveis que, se não têm seus espaços aproveitados, podem representar um peso no orçamento.
De qualquer forma, os custos fixos tendem a aumentar quando o volume de vendas é alto, por isso, quando é menor do que ponto de equilíbrio, o prejuízo é inevitável.
E há muito mais a considerar a respeito da divisão entre os custos em sua empresa. Veja na sequência em que aspectos o conhecimento apurado do que é fixo e variável influi nos seus resultados.
Gerenciamento das finanças
O fim do mês vai chegando e você começa a sentir um calafrio, por não saber se as contas vão fechar? Talvez você tenha o hábito de só lembrar dos seus custos entre os dias 1 e 15, e isso é um tremendo erro. O ganho direto que uma divisão correta dos custos representa é exatamente tranquilizá-lo em relação ao cumprimento de suas obrigações.
Você saberá com antecedência quando pagar e de que forma alocar recursos para cobrir suas despesas. Suas finanças deixam de ser motivo de frustração, uma vez que o conhecimento traz uma visão ampla das suas necessidades operacionais e de recursos.
Controle das entradas e saídas
Não por acaso, a divisão entre custos fixos e custos variáveis tem ligação íntima com um outro componente de gestão financeira, o controle do fluxo de caixa. Este é um dos pontos mais críticos em empresas de gestão amadora em que é comum a mistura de despesas de negócio com a de seus líderes.
A partir do momento em que você se dedica à reconhecer e categorizar seus custos, deverá implementar, necessariamente, o controle de entradas e saídas. É como se você jogasse uma lente de aumento sobre seu orçamento. Acompanhando diariamente tudo que entra e sai de seu caixa, uma nova visão sobre seus gastos se forma.
Isso significa também que soluções podem surgir somente pelo que o movimento de entrada e saída de recursos mostrar.
Por exemplo, você poderá perceber que um tipo de despesa vem aumentando progressivamente, apenas porque está acompanhando o fluxo de caixa. Assim, a consequência natural é evitar o gasto desnecessário, seja eliminando-o ou redistribuindo o orçamento.
Precificação mais justa
Sabendo quais são seus gastos, o quanto eles variam por período e quais são os que não podem ser mexidos, a precificação de seus produtos ou serviços é facilitada. Você sabe melhor do que ninguém que um preço adequado é aquele que cobre o que foi gasto para produzir a mercadoria.
Também sabe que esse custo, por si só, não é suficiente para precificar bem, sendo necessário pesar elementos externos, como os preços praticados pela concorrência.
Seja como for, um preço realmente atrativo só pode ser estipulado se você identifica claramente o impacto de cada tipo de despesa na composição do custo de produção. Isso implica, no fim das contas, em saber o que é fixo e o que é variável no processo de fabricação ou de prestação de um serviço.
Qual é a diferença entre custos fixos e custos variáveis?
Um ponto importante da divisão de custos é entender que um mesmo tipo pode ser variável ou fixo em circunstâncias diferentes. Vamos supor, nesse caso, um equipamento que precise ser substituído a cada 2 anos. Seu custo é fixo, mas se tomarmos um prazo de 10 anos, passa a ser variável.
Logo, pode-se dizer que há duas coisas que diferenciam custos fixos e custos variáveis: período de tempo e nível de atividade específica.
Custos variáveis
Os custos variáveis são os que dependem de outros fatores para aumentar ou diminuir. O maior exemplo é o custo de matéria prima, que sempre varia quando sua empresa produz mais ou menos.
Em outras palavras, quando existir uma correlação entre o volume de produção e o custo total de um determinado material, tal custo deve ser categorizado como variável. Devemos notar que o custo variável total de saída se altera, mas por unidade permanece fixo. Isso quer dizer que sempre que falar em custo variável, você deverá mentalizar as etapas que antecedem as vendas, certo?
Custos fixos
Ao contrário dos custos variáveis, os custos fixos não dependem da produção para existir. O melhor exemplo de custos fixos são os aluguéis, que não variam em função de quanto sua empresa produz. Por isso, os custos fixos ou são pagos antecipadamente ou é quase certo que incorrerão, independentemente dos níveis de produção.
Essa característica dos custos fixos pode dificultar o controle em um curto espaço de tempo. Não por acaso, exigem mais a sua atenção, já que eles não “perdoam” gestores que não conseguem se antecipar.
Como fazer a gestão de custos fixos e custos variáveis?
A tarefa de classificar custos envolve um esforço diário, portanto, em caráter permanente. Assim, você precisa se cercar de cuidados antes de definir o que é custo fixo e o que é variável. Veja a seguir quais são.
1. Classificar corretamente as despesas
Além de elencar os custos, é preciso também saber identificar o que são suas despesas. No meio contábil, costuma-se atribuir como custo todo valor gasto para financiar a atividade principal da empresa. Já as despesas são os recursos que sua empresa destina para custear atividades acessórias.
Como exemplo mais comum, temos as despesas com limpeza e conservação, normalmente terceirizadas por não fazer parte do negócio principal. Portanto, tenha sempre em vista na hora de classificar seus custos o que é a sua atividade-fim e o que não é.
2. Eliminar os custos desnecessários
Possivelmente um dos primeiros ajustes que você fará, ao dedicar-se à identificação de custos, é reconhecer o que pode ser imediatamente cortado do seu orçamento. É o caso da já destacada mistura entre contas pessoais e as das empresa, tão nociva à saúde financeira de um negócio.
Fique atento, já que nem sempre um custo desnecessário é imediatamente percebido. É o caso de tarifas cobradas por pacotes de serviços que sua empresa não utiliza, normalmente embutidos em contas mensais. Seja disciplinado e não deixe passar nada batido, por mínimo que seja.
3. Realizar controle periódico das finanças
Controlar e ordenar custos fixos e custos variáveis é como cuidar da manutenção de um carro. Para garantir seu funcionamento, é indispensável fazer revisões periódicas, tendo em vista a infinidade de problemas que podem acontecer. O mesmo princípio se aplica ao controle de gastos, que serve como instrumento para corrigir falhas e antecipar soluções.
4. Fazer o controle de impostos a pagar
Definir com precisão os custos é importante, ainda, porque a partir deles você também projeta o pagamento de impostos. Tome como referência despesas dedutíveis que, dependendo do seu segmento, podem significar economia. É o caso das empresas que recebem créditos sobre o IPI, o Imposto sobre Produto Industrializado.
Há também casos em que os custos de bens vendidos geram benefícios na forma de deduções. É o que acontece com empresas que deduzem do imposto o custo com veículos destinados à locomoção de seus profissionais.
Por isso, classificar erroneamente seus custos fará com que você tenha uma leitura míope do seu negócio. Essa leitura equivocada atrapalha a gestão, já que muitas oportunidades passam batidas.
Para algumas empresas, os custos, tais como consultores, viagens, comunicação, postagem e impressão e materiais de informática podem cair em uma área cinzenta. Nesses casos, para determinar se é fixo ou variável, cada empresa deve considerar cuidadosamente qual a finalidade de cada recurso.
A partir dessa leitura mais atenta, será possível identificar chances de poupar recursos e, em consequência, aumentar a margem sem precisar de investimentos pesados.
O controle de custos fixos e custos variáveis, como você viu neste artigo, está ligado a todos os setores do seu negócio, da folha de pagamento até o pagamento de impostos. É um motivo mais que suficiente para permanecer atento, e, se necessário, recorrer a profissionais ou programas que o auxiliem na gestão de custos.
Neste caso, para evitar multas e problemas burocráticos, você pode recorrer a um sistema financeiro automatizado, assim como o Asaas, que facilite o gerenciamento de seus pagamentos.
Esperamos, assim, que este artigo tenha sido útil e esclarecedor. Para continuar bem informado, curta nossa fanpage no Facebook e siga nossa página no Linkedin!
