A inadimplência ou o atraso de pagamentos por parte dos clientes pode ser um pesadelo para as empresas. Então, para evitar esses problemas, é importante contar com uma ferramenta de lembrete de pagamento que possibilite não apenas reduzir essa taxa, mas também ser usada de maneira estratégica para o relacionamento com o cliente.
Quer saber mais sobre como funciona um sistema de envio de lembrete de pagamentos e como ele pode trazer benefícios para a sua empresa, facilitando a rotina? Neste artigo, trouxemos as principais informações que você precisa ter sobre o assunto. Confira!
Como lembrar um cliente do pagamento?
O lembrete de pagamentos pode ser enviado ao cliente por e-mail, carta, WhatsApp, mensagem de voz ou SMS, com o objetivo de não deixar o pagador esquecer de pagar o valor devido. Essas notificações podem ser enviadas automaticamente na semana, um dia antes ou no dia do vencimento.
Vale lembrar que, para que o sistema funcione perfeitamente, a empresa precisa ter um banco de dados bem cadastrado, com o número do celular de cada cliente atualizado e corretamente associado ao registro para que os lembretes sejam enviados para as pessoas corretas e nas datas corretas.
Com uma plataforma como o Asaas, é muito fácil enviar os lembrete de vencimento para cliente. Porém, é ideal que sua empresa possua uma base estratégica e um planejamento bem fundamentado para criar uma régua de cobrança.
Sendo assim, confira algumas boas práticas para cobrar seus clientes:
Entender o Código de Defesa do Consumidor
Entender o Código de Defesa do Consumidor (CDC) é fundamental para estabelecer práticas de cobrança éticas e legais. A transparência nas relações comerciais e o respeito pelos direitos do consumidor são princípios centrais.
Por isso, conhecer as normas do CDC não apenas protege a empresa de possíveis litígios, mas também contribui para a construção de uma reputação positiva no mercado.
Além disso, ao compreender as regras estabelecidas pelo CDC, sua empresa pode garantir que as informações fornecidas ao cliente sejam claras e acessíveis.
Isso inclui detalhes sobre os termos de pagamento, eventuais penalidades por atraso e as opções disponíveis para regularizar a situação.
Estabelecer um processo de negociação
Nem todas as situações de inadimplência são iguais. Estabelecer um processo de negociação flexível e empático pode ser crucial para manter um relacionamento positivo com o cliente.
Isso envolve compreender as circunstâncias individuais do cliente e estar aberto a discutir opções de pagamento, planos parcelados ou até mesmo descontos, quando aplicável.
Ao entrar em negociações, é essencial documentar todos os acordos alcançados. Isso proporciona segurança jurídica para ambas as partes e evita possíveis mal-entendidos no futuro.
Contratos de renegociação devem ser claros e detalhados, abordando prazos, valores e quaisquer outras condições específicas acordadas.
Possua diferentes canais de contato
Outra etapa importante para o envio eficiente de lembrete de vencimento para cliente é a escolha do canal ideal. Cada canal permite um alcance diferente dos públicos e, sendo assim, exige uma
Lembrete por E-mail
O e-mail é uma ferramenta eficaz para comunicações formais. Ao enviar lembretes de pagamento ou notificações de cobrança por e-mail, a empresa deve garantir que as mensagens sejam profissionais, claras e contenham todas as informações necessárias.
A automação pode ser utilizada para programar esses lembretes, tornando o processo mais eficiente.
Lembrete via SMS
Mensagens de texto (SMS) são uma forma direta e rápida de comunicação. Podem ser utilizadas para enviar lembretes de pagamento ou notificações de forma mais imediata.
Ao utilizar esse canal, é importante ser conciso e respeitar regulamentações locais relacionadas ao envio de mensagens comerciais.
Lembrete via WhatsApp
O WhatsApp tornou-se uma ferramenta popular para comunicações comerciais. Pode ser utilizado para envio de lembretes, esclarecimento de dúvidas e até mesmo para negociações mais informais.
No entanto, é crucial obter consentimento do cliente antes de utilizar o WhatsApp para fins comerciais. O Asaas é pioneiro em enviar notificações através do WhatsApp, aumentar o alcance das notificações e estabelecendo um contato eficiente com seus clientes.
Lembrete por Carta
Embora menos comum nos dias de hoje, o envio de cartas ainda é uma opção. Cartas formais podem ser utilizadas em situações mais delicadas ou quando outros meios de comunicação não foram eficazes.
Além disso, algumas decisões judiciais recentes têm dado a entender que as notificações judiciais precisam ser feitas por carta. Sendo assim, é sempre importante considerar esse formato dentro da sua régua de cobranças.
Quais as vantagens do sistema de envio de lembrete de pagamento?
Além de evitar a inadimplência de forma simplificada, um sistema de envio de lembrete de pagamento como o Asaas pode trazer outros benefícios para a empresa. Listamos alguns deles a seguir.
1. Aumenta a conversão de pagamentos e reduz atrasos
Quando o cliente escolhe pagar por boleto bancário, ele é emitido assim que a compra é finalizada. Porém, se o pagamento não for feito, a compra é cancelada automaticamente — o que se torna um prejuízo para a empresa.
Nesse caso, é fundamental que a empresa tenha meios para lembrar ao cliente sobre o vencimento do boleto.
Sendo assim, enviar lembrete de pagamento ao cliente informando sobre a proximidade da data limite para pagamento do boleto bancário pode salvar a venda. Ou seja, o Asaas contribui para aumentar a conversão de pagamentos e evitar atrasos.
2. Traz comodidade para os clientes
Deve-se levar em consideração que, inúmeras vezes, acontece a perda da venda simplesmente por um esquecimento por parte do cliente, não por desistência ou inadimplência.
Com uma ferramenta de envio de lembrete de pagamento, além da sua empresa não perder a venda, é possível auxiliar o cliente a aproveitar a oportunidade de adquirir aquele produto ou serviço por aquele valor, lembrando-o de que pode ficar indisponível ou ter o preço alterado.
Com o Asaas, você pode lembrar o seu cliente de pagar boletos tanto referentes a compras únicas quanto contas recorrentes.
O lembrete pode ser apenas texto, com uma mensagem informando sobre o vencimento ou ainda pode trazer também os números do código de barras da conta (linha digitável), gerando ainda mais comodidade para consumidores que podem pagar online, por exemplo.
São inúmeras maneiras de garantir ainda mais conforto ao seu cliente e, é claro, garantir vendas ou prestação de serviços sem atraso no pagamento ou inadimplência dos seus clientes.
3. Evita que o cliente pague juros
Ninguém gosta de pagar juros, né? Por isso, lembrando o cliente sobre o vencimento do boleto por meio do envio de lembrete de pagamento pelo Asaas, você pode ajudá-lo a evitar esse desconforto.
Então, use esse argumento na mensagem como estratégia para estreitar o relacionamento com ele. Afinal, é importante que ele tenha a percepção de que a sua empresa está oferecendo uma ajuda, facilitando a vida dele.
Como enviar mensagem de lembrete de pagamento para clientes?
Para utilizar um sistema de notificação de clientes, seu negócio precisa definir quais são os momentos para notificar, assim como quais serão os modelos de notificação.
Existe mais de um tipo de cobrança – no geral, elas podem ser divididas em cobranças reativas e cobranças preventivas. Por isso, confira um pouco mais sobre elas abaixo e entenda a importância do envio certo da mensagem de lembrete de pagamento para cliente:
Cobrança preventiva
A cobrança preventiva visa evitar a inadimplência antes mesmo que ocorra. Nesse contexto, a criação de lembretes antecipados é crucial.
Isso pode ser feito através de e-mails ou mensagens SMS, informando os clientes sobre datas de vencimento iminentes e destacando a importância da pontualidade no pagamento.
Personalizar os lembretes de acordo com o perfil do cliente é uma prática eficiente. Se um cliente tem histórico de atrasos, a mensagem pode ser mais assertiva, enquanto clientes pontuais podem receber um lembrete mais amigável.
A segmentação permite ajustar a abordagem, tornando-a mais relevante para cada situação.
Cobrança reativa
Quando a inadimplência ocorre, notificações formais de cobrança são necessárias. Estas devem ser enviadas após a data de vencimento, indicando claramente o valor devido, as consequências do atraso e instruções precisas sobre como regularizar a situação.
A linguagem deve ser firme, mas profissional, evitando a criação de atritos desnecessários.
Na cobrança reativa, é essencial estabelecer prazos claros para o pagamento e comunicar possíveis consequências caso o cliente não cumpra esses prazos.
Isso pode incluir a aplicação de juros, restrições de serviço ou até mesmo a possibilidade de encaminhar a dívida para cobrança judicial.
Notificação de pagamento
Quando o pagamento é efetuado, é importante enviar um lembrete de pagamento. Essa comunicação confirma o recebimento do valor, fornece detalhes sobre a transação e expressa gratidão ao cliente.
Uma abordagem positiva nesta fase reforça a importância da pontualidade no pagamento e mantém um tom construtivo na relação.
Incluir incentivos para pagamentos antecipados nas notificações de pagamento pode ser uma estratégia eficaz.
Descontos, brindes ou benefícios adicionais podem motivar os clientes a efetuarem pagamentos antes do vencimento, contribuindo para a prevenção de futuros atrasos.
Como escolher a melhor ferramenta para enviar lembrete de pagamento para clientes?
O lembrete de pagamento é uma parte crucial da gestão financeira empresarial, e a escolha da ferramenta certa para realizar esse processo online pode fazer toda a diferença.
Escolher a melhor ferramenta para notificar clientes online é uma decisão estratégica que impacta diretamente a eficiência operacional e a relação com os clientes.
Por isso, considere alguns fatores fundamentais para encontrar a melhor ferramenta possível para seu negócio:
1. Identifique as Necessidades Específicas da Sua Empresa
Antes de escolher uma ferramenta, é fundamental compreender as necessidades específicas da sua empresa.
Avalie o volume de transações, a frequência de cobranças e os requisitos legais do seu setor. Uma compreensão clara das suas necessidades ajudará a determinar quais recursos são essenciais na ferramenta que você escolherá.
2. Considere a Automação de lembretes de vencimento
Uma boa ferramenta de mensagem de lembrete de pagamento para cliente deve oferecer recursos de automação. A automação desse processo não apenas economiza tempo, mas também reduz a margem de erro, garantindo que os lembretes e notificações sejam enviados de forma consistente e pontual.
Isso é especialmente crucial em situações de grandes volumes de transações.
Verifique se a ferramenta permite a programação flexível de lembretes e pagamento. Poder agendar lembretes automáticos antes da data de vencimento e notificações de cobrança mais formais após o vencimento é essencial para uma abordagem estratégica e preventiva.
3. Segurança e Conformidade
A segurança dos dados é uma prioridade. Verifique se a ferramenta escolhida oferece recursos robustos de proteção de dados, especialmente ao lidar com informações financeiras e pessoais dos clientes.
Isso não apenas protege a integridade das transações, mas também cumpre regulamentações de privacidade.
Verifique se a ferramenta está em conformidade com as leis e regulamentações locais relacionadas à comunicação comercial e à gestão de cobranças. O não cumprimento dessas normas pode resultar em problemas legais, prejudicando a reputação da sua empresa.
4. Canais de Comunicação Múltiplos
Escolha uma ferramenta que ofereça múltiplos canais de comunicação, como e-mail, SMS e notificações via aplicativos.
Isso permite uma abordagem mais abrangente, considerando as preferências individuais dos clientes. Clientes diferentes podem responder melhor a diferentes formas de comunicação.
Considere a capacidade da ferramenta de se adaptar aos clientes. Por exemplo, se um cliente prefere receber lembretes pelo celular, a ferramenta deve ser capaz de enviar mensagens SMS de forma eficiente.
5. Relatórios e Análises
Uma boa ferramenta de mensagem de lembrete de pagamento para cliente deve fornecer relatórios detalhados e análises sobre a eficácia das notificações.
Essas informações são cruciais para avaliar a eficiência das estratégias adotadas, identificar padrões de pagamento e ajustar a abordagem conforme necessário.
6. Integração com Outras Ferramentas
Considere se a ferramenta pode ser integrada facilmente com outros sistemas que sua empresa utiliza, como sistemas de gestão financeira ou plataformas de e-commerce.
A integração fluida facilita o fluxo de informações e melhora a eficiência operacional.
Por que escolher o Asaas como ferramenta de lembrete de pagamento?
Aproveite as vantagens em utilizar o Asaas como sistema de envio automatizado de lembrete de pagamento para os seus clientes. Além de reduzir o atraso e a inadimplência nas suas vendas, você oferece ao seu cliente comodidade para estar em dia com as contas.
Com o Asaas, você pode enviar diferentes mensagens para os clientes. Veja as formas de envio de lembrete de vencimento para cliente:
Lembrete de pagamento antes do vencimento
- Avisar sobre criação de novas cobranças;
- Avisar sobre alteração no valor ou na data de vencimento das cobranças;
- Enviar cobranças 5, 10, 15 e/ou 30 dias antes do vencimento;
- Enviar cobranças pendentes no dia do vencimento;
- Enviar linha digitável do boleto, caso o cliente não o tenha impresso.
Notificação para pagamento de cobranças vencidas
- Avisar sobre atrasos e falhas nos pagamentos;
- Relembrar cobranças vencidas a cada 1, 7, 15 e/ou 30 dias após o vencimento;
- Realizar notificação automática por voz (robô).
Um grande diferencial do Asaas são as ligações automáticas que podem ser feitas para os pagadores que estiverem com cobranças em aberto no sistema. Essas chamadas são feitas por robôs e para avisar sobre atrasos e falhas no pagamento e também para relembrar cobranças vencidas.
Podem ser feitas até 3 tentativas por dia, com frequência definida pelo cliente. Este é um lembrete de pagamento prático e eficiente em seu papel de diminuir a inadimplência.
Notificação de cobranças pagas
- Avisar quando os pagamentos forem confirmados.
Lembrete de pagamento pelo WhatsApp de forma automática
É possível enviar Notificações pelo WhatsApp para:
- Avisar sobre a criação de novas cobranças;
- Enviar cobranças pendentes no dia do vencimento;
- Avisar sobre atrasos e falhas nos pagamentos;
- Relembrar cobranças vencidas a cada 1, 7, 15 ou 30 dias após o vencimento.
Conheça todas as soluções oferecidas pelo Asaas e entenda como a ferramenta pode ser útil em várias rotinas financeiras da sua empresa. Crie uma conta grátis agora e experimente essas facilidades!
excelente post.