A gestão de empresas precisa utilizar ferramentas e metodologias que revelam dados, informações e cenários favoráveis e desfavoráveis. Um desses mecanismos é a matriz SWOT. Esse diagnóstico pode ser adaptado a qualquer tipo de negócio, atividade, projeto, campanha ou estratégia.
A sobrevivência em um mercado tão volátil e competitivo requer o domínio dos pontos fortes e diferenciais do seu negócio e a identificação, em tempo hábil, das suas fraquezas. É exatamente nesse ponto que a matriz SWOT atua. Acompanhe este post e entenda o que é essa ferramenta, para que serve e como implantar em seus processos.
O que é matriz SWOT?
A matriz SWOT é uma ferramenta que mostra um panorama interno e externo da sua empresa, revelando quais são os pontos favoráveis e desfavoráveis do mercado e do seu negócio. A sigla é um acrônimo para:
- S, de strenghts (forças);
- W, de weaknesses (fraquezas);
- O, de opportunities (oportunidades);
- T, de threats (ameaças).
Essa metodologia (que em português pode ser chamada matriz FOFA) revela os aspectos internos que você precisa melhorar ou manter e as oportunidades que podem surgir no mercado e como aproveitá-las. Essa matriz será o norte para desenvolver o seu planejamento estratégico, um processo fundamental.
Por meio desse sistema simples para análises, você saberá qual caminho precisa seguir nas suas estratégias e melhorias e poderá construir um diagnóstico de todo o cenário da sua empresa, tanto aquele que depende de você (interno) quanto aquele que não depende (externo).
Como implementar a matriz SWOT?
Apesar de ser uma metodologia relativamente simples, é necessário seguir corretamente os passos de implementação para obter os resultados esperados. Quanto mais informações e dados você reunir, mais completo será o seu diagnóstico.
Neste caso, para facilitar suas atividades, você pode utilizar ferramentas facilitadoras de gestão, assim como o Asaas. Além de agregar automação à empresa, essa plataforma faz o controle de suas finanças e organiza seus dados com eficiência.
A seguir, separamos as principais etapas para estruturar e utilizar a matriz SWOT na sua empresa.
Reúna a sua equipe para um brainstorming
No brainstorming, você se reúne com a sua equipe para que cada um exponha ideias e resultados. Não se segue nenhum tipo de roteiro ou estruturação, pois a ideia é justamente ter uma conversa livre para levantar informações e discutir sobre acontecimentos e fatores de cada setor.
Mesmo que você tenha um único funcionário, essa prática é importante na construção da matriz SWOT, pois, por meio dessa reunião, são coletados e compartilhados dados e aspectos que farão parte da sua análise.
Analise os fatores internos da sua empresa
Para construir a sua matriz SWOT, vamos começar pelos aspectos e cenários internos, pois são aqueles sobre os quais você tem mais domínio. Nessa etapa, você precisará levantar o que a sua empresa tem de força e aquilo que representa uma fraqueza perante o mercado e a concorrência. Alguns exemplos de pontos positivos são:
- localização;
- uso de tecnologias para automação de processos;
- reputação e tempo de mercado;
- facilidade de acesso à matéria-prima ou produtos;
- atendimento eficiente ao cliente;
- alta taxa de satisfação e fidelização de clientes.
Já os fatores internos que representam fraquezas ao seu negócio e futuro da sua empresa podem ser:
- gestão ineficiente (ausência de tecnologias);
- atendimento demorado;
- falta de mão de obra capacitada;
- descontrole na gestão de contas;
- alto índice de inadimplência;
- ausência de domínio sobre boletos e vendas por cartões de crédito.
Avalie os fatores externos
Após identificar todos os fatores que colocam o seu negócio em desvantagem, é o momento de levantar os cenários e ameaças externas a sua empresa. Esses são acontecimentos, conjunturas e previsões que interferem nos resultados do seu negócio e que não dependem diretamente da sua gestão.
Esses fatores são predominantemente reflexo de políticas públicas, inflação, cenários políticos, sazonalidade, demanda de mercado, desemprego, poder de compra e demais causas relacionadas à economia, mercado e sociedade.
Da mesma maneira que existem essas ameaças, há momentos e acontecimentos positivos. Na sua matriz SWOT esses cenários e tendências favoráveis são representados pelas oportunidades que a sua empresa pode aproveitar caso se planeje e organize para isso.
Para estar por dentro dessas oportunidades é necessário manter pesquisas de mercado atualizadas, que conheça bem o seu público e a sua concorrência.
Monte a sua matriz SWOT
Com as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças identificadas e documentadas, você já tem todas as informações para construir a sua matriz. Normalmente, é desenhado um quadrado grande que é dividido em quatro outros quadrados. Em cima de uma seção são colocados os aspectos negativos (ameaças e fraquezas) e na outra serão representados os fatores positivos (forças e oportunidades).
O ideal é que você não faça listas muito grandes e detalhadas, pois o objetivo dessa matriz é ser de fácil e rápida visualização e entendimento. Portanto, você precisa colocar somente aqueles fatores e cenários que mais impactam o seu negócio, estratégia ou campanha em questão.
Avalie o cenário construído com a matriz SWOT
O passo seguinte à construção da matriz SWOT é a avaliação do cenário que foi levantado e identificado. Se for, por exemplo, uma estratégia ou projeto que pretende tirar do papel, mas os cenários negativos pesam mais que os positivos, é sinal de que não é o momento adequado para essa ação ou investimento.
Ao avaliar o panorama do seu negócio, você identifica o que precisa melhorar na sua empresa, como treinar funcionários, investir em novas tecnologias, aprimorar o controle financeiro, fazer a cobrança de inadimplentes e considerar a mudança de localização.
Já as previsões de ameaças e oportunidades são fundamentais para conseguir aproveitar o que for favorável e se planejar para contornar os cenários negativos. Esse planejamento antecipado, tanto do que é positivo quanto do que é desfavorável, representa um diferencial importante em relação à sua concorrência. Afinal, se o concorrente não se prepara, você sai na frente.
A matriz SWOT representa um apoio de grande importância para conhecer o cenário em que a sua empresa se encontra. Além disso, é uma ferramenta que ajudará na sua tomada de decisão sobre investimentos.
