Como receber e manter o controle de pagamentos de clientes em dia?

Manter as finanças da empresa bem organizadas pode garantir a estabilidade do seu negócio. Para esta tarefa, é importante conhecer ferramentas que possam facilitar e otimizar seu trabalho, como o controle de pagamentos de clientes. 

A desorganização do seu caixa pode deixar a empresa financeiramente vulnerável, tendo em vista que você não terá certeza dos clientes que pagaram ou não. Lembre-se: a inadimplência é extremamente prejudicial para o seu negócio.

Para colaborar com a saúde financeira da sua empresa, vamos te mostrar como utilizar o controle de pagamentos de clientes. Dessa forma, você conseguirá cobrar seus clientes no prazo, evitando possíveis prejuízos.

O que é controle de pagamento?

O controle de pagamentos de clientes é uma ferramenta de gestão financeira, que tem o objetivo de monitorar os seus recebíveis. Os valores registrados podem ser de pagamentos à vista ou parcelados. 

Ele pode colaborar de várias formas para sua empresa, como na realização de cobranças e cumprimento dos pagamentos obrigatórios da empresa. Dessa forma, você evita que a empresa tenha grandes prejuízos.

Qual a importância de manter um bom controle de pagamentos de clientes?

Uma das coisas mais importantes para uma empresa é a saúde do caixa. Se você não tem controle do fluxo de entrada, fica mais difícil controlar as despesas obrigatórias. Isso implica no pagamento de fornecedores, colaboradores e equipamentos, por exemplo. 

Por isso, é fundamental que as empresas utilizem recursos financeiros ideais para a gestão financeira. Dessa forma, será mais fácil para a empresa fazer seu planejamento financeiro, prevendo investimentos melhores e tomadas de decisões mais inteligentes. 

Além disso, com o controle de pagamentos de clientes bem estruturado é possível visualizar campanhas e promoções que não prejudiquem o seu caixa. 

Quais as vantagens de fazer o controle de recebimentos de clientes?

Ter um controle de recebimentos de clientes pode ser muito benéfico para sua empresa, principalmente na área de gestão financeira. Entretanto, as vantagens que esse recurso traz vão para além desse setor. 

Abaixo, você poderá entender como um bom controle de recebimentos pode interferir na sua empresa:

• Tomadas de decisões mais rápidas e assertivas;
• Melhor visualização das finanças, colaborando com o planejamento financeiro;
• Redução da inadimplência financeira;
• Criação de promoções e liquidações que não gerem impacto negativo no caixa;
• Controle do fluxo de entrada e saída do caixa e o capital de giro, permitindo pagamento das despesas obrigatórias da empresa;
• Identificação das tendências e entendimento dos próximos passos.

Como fazer o controle de pagamentos de clientes?

Existe um conjunto de boas práticas que podem colaborar com o seu controle de pagamento de clientes. Cada uma delas é importante para uma boa gestão financeira da sua empresa. Veja os detalhes:

1. Mantenha o cadastro de clientes atualizado

Manter o cadastro de seus clientes sempre atualizado é fundamental para a gestão financeira da sua empresa. É por meio desse recurso que você conseguirá contatar seu cliente para efetuar suas cobranças, oferecer promoções, planejar estratégias etc.

Busque saber de informações como nome, telefone, e-mail, idade, última compra, quantidade de compras realizadas, entre outras informações que você julgar importantes. Quanto mais detalhes você souber do seu cliente, melhor para sua empresa.

2. Solicite um pagamento parcial antecipado

Outra forma de conseguir manter o controle de pagamento da sua empresa, é solicitar um pagamento parcial antecipado. Dessa forma, além de garantir a movimentação do fluxo de caixa, a empresa também consegue fazer o controle de clientes inadimplentes.

Para que isso seja visto como algo bom para o cliente, você pode oferecer promoções ou descontos. Por exemplo, caso alguma parcela seja paga com adiantamento, o valor final poderá ser diminuído. Esse tipo de estratégia pode colaborar com o seu caixa.

3. Ofereça formas de pagamento mais seguras para seu negócio

A tecnologia possibilitou novas formas de pagamento. Escolher métodos de pagamento, que sejam seguros e fáceis, pode favorecer o processo de controle dessas entradas. 

Os métodos de pagamento mais comuns no mercado são:

• Pix
• Débito em conta
• Cartão de crédito/débito
• Boleto
• Mensalidades 
• Integração API a outros sistemas financeiros

Para entender qual será o melhor para sua empresa, pesquise sobre os benefícios de cada um deles e suas aplicações de taxas.

4. Negocie prazos de pagamento estrategicamente

Os prazos de pagamento devem ser negociados conforme os vencimentos das suas obrigações fiscais e financeiras empresariais. Isso fará com que sua empresa não sofra prejuízos graves com fornecedores ou colaboradores.

Existem algumas datas que são mais comuns de pagamento, geralmente no início ou no final do mês. Você pode utilizá-las como base para essa decisão também.

Para ter uma garantia maior de pagamento, a empresa pode estabelecer juros e multa para os casos de atraso.

5. Incentive o pagamento a vista

A melhor forma de controlar seus pagamentos é recebendo à vista, durante o fechamento da compra ou do contrato. Isso faz com que você não comprometa o fluxo de caixa da sua empresa, deixando as contas em dia.

Uma estratégia popular para essa ação é promover campanhas de desconto, divulgando que o seu cliente pagará menos caso efetue o pagamento à vista.

6. Utilize as ferramentas de inadimplência

Infelizmente, nem todos os clientes vão cumprir seus compromissos, podendo causar grandes prejuízos para a empresa. Para evitar essa situação, há alguns mecanismos que podem ser utilizados, como a Consulta e Negativação no Serasa.

Consulta Serasa

No Consulta Serasa, você pode consultar informações cadastrais, pendências financeiras e o score de crédito de seus clientes. 

Assim, você poderá avaliar a saúde financeira do seu cliente antes de fechar uma venda, entendendo se ele será um pagador confiável. Dessa forma, é possível reduzir as chances de inadimplência, colaborando com decisões mais seguras sobre suas vendas.

Negativação Serasa

A negativação no Serasa é a solução que tem o objetivo de recuperar os valores de produtos ou serviços que não foram pagos. De modo geral, essa é uma forma de avisar o mercado sobre os consumidores que não cumprem com os prazos de pagamentos.  

Quando a empresa escolhe pela negativação no Serasa, significa que as formas de negociações aplicadas não tiveram efeito. 

7. Cobre sempre que for necessário

No mercado, sempre irão existir consumidores que vão se esquecer ou atrasar o pagamento, seja pela má-fé ou por esquecimento. Para que essa situação não se agrave, cobre seu cliente sempre que for necessário.

Por meio do controle de pagamentos de clientes, estabeleça datas para enviar lembretes sobre a dívida ao cliente. Notificando seus clientes sobre uma data de vencimento próxima ou uma fatura já atrasada, você pode fazer com que ele pague mais rapidamente.

8. Use a tecnologia para automatizar o controle de pagamentos

Para colaborar com a otimização de tempo das suas equipes, há alguns sistemas que oferecem o envio automático de mensagens de cobrança ao cliente. Ter esse recurso pode ser muito útil para a organização financeira da sua empresa.

Além disso, um software para cobranças recorrentes colabora com a redução da inadimplência. Tudo isso de forma automática e sem exigir horas de trabalho da sua equipe.

Como lidar com pagamentos atrasados?

Os prazos de pagamento são parte importante para uma boa negociação. Sua empresa precisa ser flexível, oferecendo opções de datas para o prazo limite. Isso traz mais conforto ao cliente e segurança ao seu negócio.

Entretanto, caso haja uma quebra desse acordo, é importante planejar ações de cobranças ao cliente. Abaixo, vamos te explicar sobre algumas técnicas que podem ser utilizadas para essa finalidade.

Aplicando uma régua de cobrança

Uma das ferramentas que pode ser utilizada é a régua de cobrança. Esse recurso tem o objetivo de reduzir a inadimplência, padronizar e organizar as etapas de cobrança da empresa. 

Nesse processo, é estabelecido quando e como será feito o envio dos lembretes e o tom de voz que a empresa irá adotar. Assim, a régua de cobrança organiza os passos para o contato com o cliente.

Essa ferramenta pode ser utilizada em duas etapas. Confira:

Cobrança preventiva

A cobrança preventiva é feita antes do vencimento da cobrança. Como o próprio nome já diz, ela é utilizada para prevenir o atraso do pagamento. 

Geralmente, ela é enviada na semana do vencimento, como um lembrete.

Cobrança reativa

Essa modalidade de cobrança é utilizada quando a preventiva não funciona. Daí o nome “cobrança reativa”, que é quando a empresa reage ao atraso. 

O ciclo dessa cobrança funciona assim:

1. Aviso de atraso 1 dia após o vencimento;
2. Aviso de atraso 7 dias após o vencimento;
3. Aviso de atraso 14 dias após o vencimento;
4. Notificação por voz 30 dias após o vencimento;
5. Negativação do pagador 45 dias após o vencimento.

Utilizando um sistema de mensageria

Para conseguir encaminhar esses avisos, é importante ter um sistema de mensageria, ou seja, um meio que encaminhe os avisos de cobranças em plataformas diversas. Quanto mais formas você tiver de alcançar o cliente, mais eficaz será a cobrança.

Os mecanismos mais comuns de cobrança são:

Cobrança via e-mail

O caminho mais tradicional para a cobrança é o envio por e-mail. Neste caso, a informação acaba passando uma imagem mais “formal” da empresa. Além de ser prático e rápido, todo o processo pode ser feito em poucos cliques, podendo trazer melhores resultados.

Cobrança via SMS

Enviar uma mensagem de cobrança por SMS pode ser outra alternativa para a cobrança de clientes. Entre as vantagens de usar esse meio está o fato de não precisar de internet para ser recebido e possibilitar uma mensagem curta e direta. 

Cobrança via WhatsApp

A cobrança por WhatsApp é um meio acessível para uso das empresas. Entretanto, é importante ter cuidado para não realizar cobrança indevida enviando mensagem a pessoa errada.

Para atender essa demanda, é necessário manter o cadastro dos clientes sempre atualizado, para não encaminhar a mensagem para um número antigo ou de outra pessoa. Confira os exemplos:

Cobrança preventiva

Cobrança reativa

Quais ferramentas você pode usar para controlar os pagamentos de clientes?

Existem ferramentas que podem ser utilizadas para o controle de pagamento de clientes. Além de trazer mais organização para o seu caixa, elas podem colaborar com a diminuição da inadimplência e contribuir para um melhor relacionamento com seus clientes.

Planilha de controle de pagamentos de clientes

A planilha é o recurso mais comum para a organização de finanças. Ela pode ser utilizada de diversas formas na sua gestão, tanto para entender os gastos quanto os recebimentos.

A vasta gama de funcionalidades pode auxiliar na organização do caixa da sua empresa, até mesmo para comprar resultados por meio de gráficos. Vamos te explicar alguns desses benefícios abaixo:

Organize as informações de clientes

Utilizar a planilha pode colaborar com a organização das informações de seus clientes e, ainda, ajudar em uma análise futura sobre esses dados. Além disso, ter esses dados pode contribuir com a definição do seu público-alvo.

Essa ação pode ser muito útil para sua empresa. É a partir desse material que seu negócio poderá entender as promoções e campanhas possíveis para o seu mercado.

Adicione detalhes dos produtos e serviços e das cobranças 

Na planilha, você pode gerenciar as informações que julgar serem necessárias. Quanto mais detalhes dos produtos e serviços tiver, melhor! Além de colaborar com seu controle de estoque, você terá atualizações frequentes sobre o seu público-alvo.

Outro ponto importante desse recurso, é que você pode controlar suas cobranças dando um check-in nos clientes que já pagaram ou não. Assim, você terá mais certeza sobre os devedores e poderá criar estratégias de cobranças mais eficazes. 

Utilize fórmulas manuais para cálculos

Outro ponto de facilidade das planilhas é a utilização de fórmulas. Em vez de ter que recorrer à calculadora, você poderá criar fórmulas que resolvam o problema. Tudo isso direto na planilha.

Além disso, a maior vantagem das planilhas de controle é que elas podem ser utilizadas gratuitamente. Tanto o Excel (Microsoft) quanto o Sheets (Google) estão disponíveis na internet.

Software de automação para controle de pagamentos

Um software de automação para controle de pagamento é um recurso muito importante para uma empresa. Ele é utilizado, principalmente, para facilitar a organização da sua gestão financeira. 

Além disso, ele também traz uma maior otimização de tempo para sua equipe, diminuindo a preocupação com tarefas manuais. Dessa forma, seus colaboradores poderão dedicar mais tempo em outras funções importantes para o negócio.

Cadastro de clientes dinâmico

Um bom software deve ter a funcionalidade de cadastro de clientes dinâmico. Isso fará com que sua empresa não precise cadastrar cada um dos clientes novos. O software poderá realizar essa tarefa automaticamente.

Datas de vencimentos dos serviços automático

Outro ponto importante é referente à data de vencimento. Para um melhor desempenho, busque um software que coloque o prazo de vencimento da cobrança automaticamente. Isso facilitará o seu trabalho.

Integração com os principais meios de pagamento

Além dos tópicos acima, é fundamental que o software ofereça os principais meios de pagamento. Isso facilita a compra do seu cliente e melhora a experiência na sua loja. Quanto mais formas de pagamento apresentar, melhor!

Sistema de cobrança automático

Por último, mas não menos importante, a cobrança automática de seus clientes pode ser muito vantajosa para seu negócio. Com isso, você conseguirá organizar suas finanças, sem precisar perder tempo cobrando cada um de seus clientes.

A cobrança automática pode otimizar o seu tempo de trabalho e, ainda, colaborar para o equilíbrio do seu fluxo de caixa. Tendo um bom programa, você evita prejuízos por esquecimento de cobrança, garantindo a entrada do dinheiro.

Se você ficou interessado neste tipo de solução, saiba como escolher o melhor software de cobrança para a sua empresa e aumentar o seu lucro!