Todo empreendedor sabe que a emissão de notas fiscais desempenha um papel crucial, não apenas para atender às obrigações legais, mas também como um componente estratégico na gestão financeira.
Nesse contexto, contar com um programa para emitir nota fiscal é fundamental para simplificar processos, garantir conformidade legal e otimizar a administração financeira da sua empresa.
Neste artigo, vamos explorar a importância de programas que emitem notas fiscais eletrônicas, destacando suas vantagens, formas de escolha e como eles podem potencializar a eficiência operacional do seu negócio. Continue lendo!
O que é um sistema para emissão de nota fiscal?
Um programa para emitir nota fiscal, como o Asaas, é uma aplicação de software projetada para facilitar o processo de emissão de notas fiscais por empresas.
Essas ferramentas são desenvolvidas para atender aos requisitos legais e fiscais, permitindo que os empreendedores emitam documentos fiscais de maneira eficiente e em conformidade com as regulamentações governamentais.
Esses programas geralmente oferecem uma interface amigável, onde os usuários podem inserir informações relevantes, como dados do comprador, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos, entre outros.
Além disso, muitos emissores de nota fiscal automatizam cálculos fiscais, auxiliam no controle do faturamento e garantem a geração de documentos fiscais válidos.
Essas ferramentas desempenham um papel crucial na gestão tributária das empresas, ajudando a evitar erros, simplificar processos e assegurar que a empresa esteja em conformidade com as normas fiscais em vigor.
Quais as vantagens de usar um programa para emitir nota fiscal?
A valorização e compreensão desses aspectos contribuem para uma abordagem mais holística da emissão de notas fiscais, destacando não apenas sua natureza legal, mas também seu impacto positivo nas operações e resultados financeiros da empresa.
Emitir nota fiscal por meio de programas especializados oferece uma série de vantagens significativas para as empresas. Abaixo estão algumas delas:
Conformidade Legal
A conformidade legal é uma das pedras angulares da atividade empresarial. Emitir notas fiscais não apenas atende a exigências legais, mas também representa o compromisso ético e transparente da empresa.
A ausência de documentação adequada pode resultar em penalidades severas e prejudicar a reputação da organização no mercado.
Transparência Financeira
A transparência financeira é um princípio vital nos negócios modernos. A emissão de notas fiscais oferece uma visão detalhada de cada transação, desde produtos ou serviços fornecidos até valores e impostos incidentes.
Isso não apenas auxilia a empresa em suas operações internas, mas também constrói confiança entre os envolvidos nas transações comerciais.
Créditos Tributários
Os créditos tributários representam uma oportunidade valiosa para otimização fiscal. Emissões corretas de notas fiscais possibilitam a acumulação desses créditos, proporcionando um benefício financeiro substancial.
Esses créditos podem ser utilizados para reduzir a carga tributária, contribuindo para a saúde financeira da empresa.
Relações com Fornecedores e Clientes
A emissão regular de notas fiscais não é apenas uma formalidade, mas uma prática que fortalece os vínculos comerciais.
Muitos parceiros de negócios consideram a apresentação de notas fiscais uma prática padrão para realizar transações comerciais. Isso contribui para um ambiente de negócios confiável e transparente.
Controle Financeiro
A eficiência do controle financeiro está intrinsecamente ligada à capacidade de gerenciar registros de forma organizada. Sistemas eficazes de emissão de notas fiscais automatizam esse processo, permitindo um controle mais eficaz sobre os fluxos financeiros.
Isso inclui cálculos automáticos de impostos, facilitando o monitoramento das finanças empresariais.
Eliminação de Notas Fiscais em Papel
O avanço para sistemas eletrônicos não é apenas uma modernização técnica, mas uma mudança ambientalmente sustentável.
Eliminar a necessidade de notas fiscais em papel não apenas reduz o espaço físico necessário para armazenamento, mas também alinha a empresa com práticas ecologicamente responsáveis, uma consideração cada vez mais importante para os consumidores.
Eficiência Operacional
A eficiência operacional é um pilar da competitividade empresarial. Ferramentas de emissão de notas fiscais automatizadas não apenas aceleram o processo, reduzindo o tempo dedicado a tarefas manuais, mas também minimizam a probabilidade de erros humanos.
Essa automação contribui para operações mais eficientes e confiáveis.
Prevenção de Sonegação Fiscal
A prevenção da sonegação fiscal é um benefício intrínseco à emissão regular de notas fiscais. A documentação correta de todas as transações comerciais assegura que a empresa esteja em conformidade com as obrigações tributárias.
Além disso, a transparência proporcionada pelas notas fiscais torna mais difícil para indivíduos ou entidades envolvidas em práticas fiscais ilícitas evitarem a detecção.
Em resumo, a emissão de nota fiscal vai além do cumprimento de obrigações legais, sendo uma prática estratégica que proporciona benefícios tangíveis para a gestão financeira e o relacionamento comercial da empresa.
Como escolher um bom software para emissão de nota fiscal?
Por conta da emissão das notas fiscais ser uma tarefa fundamental para o andamento dos negócios, existem muitas formas de realizar esse processo, assim como diversos programas.
Por isso, confira os principais critérios a se considerar no momento de escolher um programa para emissão de nota fiscal:
Facilidade de Uso
Opte por um programa intuitivo e de fácil navegação. A simplicidade na utilização contribui para a eficiência operacional, especialmente para equipes que podem não ter expertise técnica avançada.
Integração com Sistemas
Verifique se o programa pode ser integrado facilmente com outros sistemas utilizados pela empresa, como sistemas de contabilidade, gestão financeira e ERP. A integração suave otimiza o fluxo de trabalho e evita redundâncias na inserção de dados.
Segurança da Informação
A segurança é uma prioridade. Certifique-se de que o programa adota práticas de segurança robustas para proteger os dados sensíveis da empresa e dos clientes.
A conformidade com normas de segurança é um indicativo importante nesse aspecto.
Suporte Técnico e Treinamento
Avalie a disponibilidade e qualidade do suporte técnico oferecido pelo provedor do programa.
Além disso, verifique se são fornecidos recursos de treinamento, como tutoriais ou manuais, para garantir que a equipe possa usar o software eficientemente.
Customização e Flexibilidade
Escolha um programa que permita customização conforme as necessidades específicas da empresa.
A flexibilidade para adaptar o sistema de acordo com os requisitos do negócio é crucial para garantir uma implementação bem-sucedida.
Escalabilidade
Antecipe o crescimento da empresa ao escolher um programa escalável. Um sistema que pode crescer junto com o negócio evita a necessidade de trocas frequentes de software, economizando tempo e recursos.
Atualizações Automáticas
Verifique se o programa para fazer nota fiscal oferece atualizações automáticas para garantir que a empresa esteja sempre utilizando a versão mais recente do software, com melhorias de desempenho e correções de bugs.
Avaliações e Recomendações
Consulte avaliações de outros usuários e busque recomendações. A experiência de outras empresas pode fornecer insights valiosos sobre a eficácia e confiabilidade do programa.
Custo-Benefício
Considere o custo-benefício. Avalie não apenas o preço do programa, mas também os recursos oferecidos em relação às necessidades da empresa.
Às vezes, um investimento um pouco maior pode resultar em ganhos significativos de eficiência.
Qual o melhor programa para emissão de nota fiscal?
Uma vez que você entenda as principais necessidades do seu negócio, em relação a emissão de notas fiscais, também é preciso entender quais são as principais opções do mercado.
Ao correlacionar o que sua empresa precisa com aquilo que o mercado oferece, sua gestão poderá encontrar o melhor custo benefício para sua rotina financeira. Confira:
Notas fiscais emitidas pelo Asaas
O Asaas é uma plataforma completa com soluções para emitir cobranças, fazer o acompanhamento dos valores recebidos, emitir notas fiscais e muito mais.
O Asaas também é uma conta digital, possibilitando que seu negócio disponha de diferentes recursos tanto para diminuir a burocracia, vender mais e ser mais produtivo.
Além disso, uma grande vantagem do Asaas é oferecer emissão de NFs, aumentando o dinamismo da sua rotina. Com o Asaas você consegue emitir:
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): emitida mediante a prestação de serviços. Exige adequação às particularidades de cada prefeitura Além disso, exige cadastro ou certificado digital no site da prefeitura para emissão.
- Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): esse tipo de nota fiscal de serviço não requer vínculo a uma cobrança para ser emitida.
Notas fiscais emitidas pelo Base by Asaas
Enquanto a plataforma do Asaas é focada na emissão de notas fiscais de serviço, o Base by Asaas, ERP na nuvem, amplia a sua capacidade de oferecer ferramentas para sua empresa.
Em relação às notas fiscais, através do Base, é possível emitir uma quantidade muito maior de modelos de nota. Com ele você pode emitir:
- Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e): destinada à prestação de serviços, a NFS-e registra transações relacionadas à oferta de serviços por empresas. Esse modelo é obrigatório para empresas prestadoras de serviços, mas facilita a gestão financeira, contribuindo para a regularidade tributária e proporcionando eficiência no controle fiscal.
- Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e): é um documento digital que substitui a nota fiscal em papel, sendo essencial para registrar vendas de produtos e mercadorias. Emitida por empresas, possui validade jurídica, agilizando processos fiscais e facilitando o recolhimento de impostos. Nesse modelo também é possível realizar a emissão de DANFE e notas complementares.
- Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e): é uma variante da nota fiscal eletrônica, direcionada ao varejo, registrando vendas diretas ao consumidor final. Similar à NF-e, simplifica a emissão de notas fiscais, sendo especialmente útil para estabelecimentos com vendas no balcão, proporcionando agilidade no registro das transações.
Como usar o emissor de nota fiscal do Asaas?
Emitir notas fiscais por meio do Asaas é uma tarefa descomplicada. Afinal, simplificar e agilizar a rotina financeira é o principal propósito do Asaas.
A plataforma foi desenvolvida para tornar os processos burocráticos mais eficientes, com maior praticidade para seu negócio.
Explore o guia passo a passo para a emissão de notas fiscais no Asaas e simplifique ainda mais a gestão financeira de sua equipe. Confira:
1. Crie uma conta como pessoa jurídica
Inicie seu processo criando uma conta no Asaas na modalidade pessoa jurídica. O Asaas oferece a flexibilidade de criar contas tanto como pessoa física quanto jurídica.
No entanto, a conta jurídica no Asaas apresenta vantagens significativas, permitindo a emissão de notas fiscais. A conta digital PJ do Asaas proporciona uma solução abrangente, onde você pode centralizar diversas atividades.
Além da facilidade na emissão de notas fiscais, é possível realizar cobranças por boleto, Pix e cartão de crédito, tudo de maneira ágil e dinâmica. Essa conta também facilita o pagamento a fornecedores e a gestão integral do seu sistema financeiro.
2. Realize a autenticação
Após esse passo inicial, é necessário efetuar uma autenticação associada ao cadastro da sua empresa na prefeitura local.
As prefeituras requerem que o Asaas encaminhe as informações precisas sobre a sua empresa para integrar ao sistema delas, viabilizando assim a emissão das notas fiscais.
Esse processo de autenticação pode ser feito através de três ferramentas:
- Usuário e senha: nesse caso, são exigidos seus dados de login e senha feitos no seu cadastro para utilizar o Portal da Prefeitura da sua cidade.
- Token: o token é uma senha longa com letras e números que a Prefeitura disponibiliza para validar e autenticar a conta no momento da criação de cadastro.
- Certificado digital: essa solução é uma assinatura digital da sua empresa dentro do cenário online. Esse certificado digital pode ser utilizado para NFS’e, assinar documentos e acessar sites do governo.
Depois de inserir esses dados e completar a autenticação, o sistema do Asaas pode se comunicar com os portais das prefeituras para efetuar a validação. Após a aprovação, o Asaas emite um alerta para informar que essa etapa foi finalizada com sucesso.
3. Cadastre suas informações
Depois de ter suas informações aprovadas, é essencial cadastrar seus serviços no Asaas. Durante essa etapa, os impostos e tributos correspondentes são calculados conforme o seu segmento e o fato gerador do serviço.
Normalmente, os cadastros precisam ser feitos apenas uma vez. Em seguida, o processo é automatizado, e o Asaas realiza automaticamente o preenchimento das informações.
4. Escolha a forma de emissão
Apenas no Asaas, você tem a facilidade de emitir a nota fiscal e realizar a cobrança simultaneamente. Essa funcionalidade é fundamental para economizar tempo que seria gasto preenchendo manualmente informações.
Além disso, essa solução agiliza a etapa final de vendas, reduzindo significativamente o tempo dedicado ao retrabalho e à burocracia. Por isso, no Asaas você tem as seguintes opções para emissão de notas:
- Emissão de nota fiscal a partir de novas cobranças
Através do atalho Criar Cobrança é possível gerar a cobrança e emitir a nota fiscal na mesma tela ativando a opção Emitir nota fiscal de serviço.
- Emissão de nota fiscal a partir de cobranças já emitidas
Através do Menu lateral, Cobranças, Todas, selecionar a cobrança e clicar em Emitir nota fiscal de serviço.
- Emissão de nota fiscal a partir de parcelamentos
5. Informe o tipo de serviço e os impostos
Posteriormente, é necessário indicar o serviço que está sendo cobrado, juntamente com os impostos e suas respectivas alíquotas. Você pode escolher entre os serviços já cadastrados ou criar um novo diretamente na plataforma.
Além disso, o Asaas oferece a praticidade do cálculo automático das alíquotas, utilizando as informações fornecidas. Basta revisar e validar as informações para prosseguir.
6. Selecione a data da emissão
Então, é necessário selecionar a data de emissão da nota fiscal. No Asaas, você tem a opção de emitir a nota fiscal imediatamente ou agendar a emissão para o período desejado.
Essa flexibilidade oferece controle total sobre o processo, permitindo que você ajuste a emissão conforme a necessidade do seu negócio.
É possível agendar a data para emissão da nota nos seguintes prazos:
- Na mesma hora.
- No dia do vencimento.
- Quando o pagador pagar.
- Cinco, 10, 15, 30 ou 60 dias antes da data de vencimento.
- 1º dia do mês seguinte ao mês de vencimento.
- 1º dia do mesmo mês de vencimento.
7. Acompanhe o status da emissão
Após a conclusão das etapas, a nota fiscal será enviada para o seu cliente por e-mail, na data que você escolheu. Além disso, é possível acompanhar o status de todas as suas notas fiscais diretamente na plataforma do Asaas.
Essa funcionalidade proporciona uma gestão eficiente e transparente de todas as transações fiscais do seu negócio.
E pronto! Suas notas fiscais são emitidas no Asaas com a maior facilidade e praticidade para seu negócio. Por isso, se você quer contar com essas vantagens na sua rotina, abra sua conta no Asaas agora mesmo!