Regime de caixa e regime de competência são dois elementos que acabam sendo esquecidos pelos empresários brasileiros. Ocorre que esses conceitos são de extrema importância para que haja um perfeito entendimento e gerenciamento das questões financeiras de uma empresa.
Conhecer os conceitos que envolvem um negócio é de extrema importância para que um empreendedor possa gerenciá-lo com maestria e levá-lo ao crescimento com o passar dos anos.
O nosso objetivo com este artigo é explicar os conceitos e mostrar quais são as principais diferenças entre regime de caixa e regime de competência. Acompanhe!
O que é regime de caixa e regime de competência?
Basicamente, esses dois conceitos são formas distintas de mensuração de receitas e gastos de uma empresa. Em outras palavras, são ferramentas destinadas à organização das finanças e à gestão de um negócio e podem, inclusive, ser utilizadas de forma complementar.
Essas concepções são muito aplicadas no âmbito dos escritórios ou departamentos de contabilidade, afinal, afetam diretamente a apuração dos tributos devidos por uma empresa. No entanto, você, enquanto gestor de um negócio, precisa conhecê-las, saber identificar a diferença e, principalmente, entender qual o impacto que podem causar na empresa.
O regime de caixa pressupõe que os registros das ocorrências devem ser escriturados na data exata em que o fato ocorreu, independentemente daquele que o gerou. Por exemplo, se você recebe uma nota fiscal e efetua o pagamento no dia 15 do mês seguinte, ela deverá ser registrada nesse dia, praticamente desprezando a data da sua chegada na empresa.
O regime de caixa é uma modalidade que é mais utilizada para realizar o tratamento das finanças e dos resultados da companhia, sejam eles financeiros, sejam eles contábeis. Portanto, existe uma grande necessidade de exatidão absoluta e de personalização dos controles.
Por esse motivo, o setor financeiro utiliza muito o regime de caixa em suas operações. Um exemplo clássico dessa relação é o controle do fluxo de caixa, que é mantido dessa forma.
Por outro lado, o regime de competência é uma modalidade muito utilizada no âmbito contábil. Ela registra as operações com uma abrangência maior que o tipo anterior — utilizando os dados do exemplo prévio, se a mesma nota fiscal chega no último dia do mês, ela é escriturada e registrada naquele dia, independentemente do seu pagamento.
Em seguida, quando ela é paga, será feito outro lançamento registrando essa operação realizada. Esse processo é conhecido, na contabilidade, como provisão (escrituração da nota fiscal) e pagamento.
Quais as diferenças entre regime de caixa e regime de competência?
Agora que você entendeu o que é o regime de caixa e regime de competência, vamos mostrar as principais diferenças entre eles. Continue lendo!
A principal diferença entre os dois conceitos é que o regime de caixa é mais utilizado na gestão financeira da empresa, uma vez que ela precisa analisar resultados de forma mais abrangente e específica e o regime de competência pode não ser muito interessante para realizar esse tipo de tarefa.
Dessa forma, o regime de caixa proporciona uma análise mais direta e exata dos fatos ocorridos em determinado período e que realmente causaram algum tipo de impacto na gestão financeira do negócio.
Por outro lado, o regime de competência é uma modalidade de escrituração legalmente determinada. Ou seja, as empresas, independentemente do seu tamanho, devem apropriar suas receitas e gastos na forma estabelecida por essa modalidade.
Ele também é o regime válido para o cálculo e a declaração do imposto de renda, além de permitir a avaliação patrimonial. Você poderá encontrar a metodologia de funcionamento dessa modalidade analisando uma peça contábil, como um balanço, um balancete ou um livro diário.
Por exemplo, na conta destinada à escrituração dos salários, em uma empresa que paga mensalmente exatos R$ 20.000,00 por mês, ao final de um ano, terá sigo registrado o exato valor de R$ 240.000,00.
No entanto, ao verificar o pagamento, você perceberá que, durante esse mesmo ano, foi pago somente R$ 220.000,00, uma vez que o salário do mês de dezembro é pago em janeiro do ano subsequente.
No entanto, para o regime de competência, aqueles valores ocorreram dentro do ano anterior, independentemente de terem sido pagos no mês seguinte, já em outro exercício social.
Dessa forma, os R$ 240.000,00 são considerados uma despesa auferida, que poderá, inclusive, ser utilizada para dedução no imposto de renda da empresa.
Outro exemplo clássico do regime de competência é o registro de notas fiscais de entrada. Suponhamos que você realize uma compra de R$ 20.000,00 para pagar em duas parcelas de igual valor. Esse valor deverá ser devidamente escriturado no exato momento em que o documento fiscal chegar.
No entanto, o lançamento pelo pagamento será dividido em dois e só após esses dois fatos é que a operação será considerada contabilmente liquidada.
Quais são as desvantagens do regime de caixa e regime de competência?
Se a opção pelo regime de caixa ou competência fosse liberada aos empresários, certamente esse último jamais seria selecionado, uma vez que ele demanda um maior entendimento de questões contábeis e fiscais, mais controle e gestão.
Além disso, existe a questão tributária que é impactada por esse conceito. Ao emitir uma nota fiscal, os tributos incidentes sobre ela incidirão no próximo vencimento, independentemente do recebimento do serviço prestado ou produto comercializado.
Portanto, pode ocorrer de alguma empresa emitir uma nota fiscal de um valor alto, porém recebê-la de forma parcelada. Pelo regime de competência, no mês seguinte, já serão cobrados a maior parte ou todos os tributos incidentes sobre a operação, dependendo da sua modalidade de tributação e do pagamento de impostos.
Portanto, o regime de competência acaba gerando uma grande desvantagem nesse sentido, obrigando os gestores a cuidarem ainda mais da gestão e da administração dos seus negócios.
Por outro lado, o regime de caixa não oferece o nível de controle gerencial que o de competência, uma vez que não é capaz de fornecer dados precisos sobre clientes a receber, fornecedores em aberto e impostos apurados e não pagos.
Sendo assim, regime de caixa e regime de competência são elementos que têm conceitos e aplicações distintas, que podem proporcionar certos benefícios à empresa, mas também algumas limitações que forçam o gestor a aumentar o nível de administração e planejamento da sua companhia.
Neste caso, para facilitar suas atividades administrativas, você pode recorrer a um sistema financeiro automatizado, assim como o Asaas, que auxilie no gerenciamento de suas finanças.
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