Entre as principais dificuldades enfrentadas pelos empreendedores estão o controle das cobranças e o combate à inadimplência.
Para manter o financeiro e evitar problemas relacionados ao fluxo de caixa, uma das ferramentas mais utilizadas é a régua de cobrança.
Conhecer melhor o conceito de régua de cobrança, seus benefícios e sua aplicação, pode fazer toda a diferença na gestão financeira da sua empresa. Por isso, separamos as melhores informações sobre o assunto. Acompanhe!
O que é régua de cobrança?
Régua de cobrança é um fluxo estratégico de ações que a empresa utiliza para lidar com as cobranças. É como se fosse um manual de instrução de cobrança, que mostra o que a empresa deve fazer em cada etapa de recebimento.
Por meio dessas ações, a empresa consegue melhorar o controle da gestão de pagamentos, aumentar a previsão de receita e reduzir a inadimplência.
Importância da régua de cobrança para a gestão financeira
A régua de cobrança é importante para a organização e recebimento dos pagamentos, além de ajudar a manter a imagem profissional da empresa.
Por meio de um fluxo de comunicação definido, o cliente passa a ver o seu negócio com credibilidade, o que pode impactar positivamente no relacionamento entre vocês.
Ao optar pela régua, a empresa também facilita o recebimento, especialmente se todo o processo estiver vinculado ao uso de sistemas automatizados.
Quais as vantagens de fazer o planejamento de cobrança?
Saber como cobrar seus clientes traz diversos benefícios ao empreendimento. Independente do tamanho da sua empresa, aplicar uma régua de cobrança em seus clientes pode:
Diminuição da inadimplência
A régua de cobrança é uma excelente ferramenta para diminuir a inadimplência de seus clientes. Por meio de ações consistentes e eficazes, sua empresa poderá manter o fluxo de recebimento estável, promovendo um relacionamento saudável com o consumidor.
Afinal, quando você tem um planejamento estratégico de cobrança, fica muito mais fácil controlar as situações em que sua empresa pode ser prejudicada.
Com a régua de cobrança, você reduz os possíveis impactos negativos com responsabilidade e segurança.
Controle de recebimento
Por meio da régua de cobrança, fica mais fácil acompanhar e controlar os pagamentos que a sua tem a receber. Consequentemente, você ganha mais informações para o planejamento financeiro, prevendo tomadas de decisões mais inteligentes.
Além disso, com uma visão detalhada sobre seus recebimentos, você pode promover ações promocionais, incentivando seus clientes a efetuarem o pagamento no prazo.
Para te ajudar a controlar seus recebimentos, você pode contar com uma conta digital para empresas, que ofereça serviços financeiros eficientes, assim como o Asaas.
Facilidade no recebimento
Ao criar a régua de cobrança eficaz, você estabelece o envio de lembretes de pagamentos, enviando cobranças por meio de links ou boletos atualizados da fatura.
Por meio disso, você faz com que o cliente tenha uma maior conveniência ao efetuar o pagamento, dando o acesso facilitado à cobrança final, com os juros e multas apropriados.
Facilitando o envio de pagamento, as empresas têm uma maior probabilidade de receber os valores devidos com maior facilidade, rapidez e satisfação ao cliente.
Imagem e profissionalismo
A régua de cobrança é responsável por estabelecer uma comunicação assertiva entre a empresa e o cliente, definindo ações de cobrança personalizadas para cada caso.
Dessa forma, o cliente passa a ter uma visão de seriedade com relação ao seu negócio, o que traz credibilidade e profissionalismo para a imagem da empresa.
Melhora do relacionamento com cliente
A régua de cobrança ajuda a empresa a ter um melhor relacionamento com o cliente. Isso acontece porque ela permite uma comunicação mais proativa e transparente sobre os pagamentos, ajudando a construir confiança.
Além disso, oferece oportunidades para resolver problemas de pagamento de forma rápida, mostrando ao cliente que a empresa se importa com suas necessidades.
Quando usar a régua de cobrança?
A régua de cobrança pode ser utilizada a partir da emissão de cobrança de uma empresa a um cliente, ajudando a gerenciar o processo de recebimento de forma mais eficaz.
Ela pode ser aplicada nos pagamentos à vista, parcelados e recorrentes, nas modalidades de boleto bancário e cartão.
Cobrança por boleto bancário
O boleto bancário é uma das modalidades de pagamento mais tradicionais do Brasil, sendo considerada a melhor opção por muitos consumidores. Por isso, é fundamental que a empresa ofereça esse meio.
Em muitos casos, o pagador apenas esquece de que há uma cobrança em aberto. Neste caso, a régua de cobrança do boleto parcelado, pode ser utilizada em uma data próxima ao vencimento, buscando lembrar o cliente da fatura.
Na régua de cobrança do boleto, o primeiro ponto de atenção deve ser a data de vencimento do boleto. Geralmente essas datas são entre os dias 5 e 15 do mês.
Tenha cuidado com o tom de voz e a comunicação dessas mensagens, evitando qualquer tipo de ameaça ou tom mais agressivo.
Você pode apostar no envio de notificações de vencimento via SMS, WhatsApp e e-mail, especialmente para clientes pessoa física. No Asaas você pode emitir boletos com QR code para facilitar o recebimento de cobranças.
Cobrança por cartão de crédito
No caso do pagamento por cartão de crédito — especialmente online —, além do esquecimento, existem outras duas causas principais:
- cartão vencido: neste caso, é preciso usar a régua de cobrança para notificar o cliente para atualização do documento ou alteração na modalidade de pagamento.
- suspeita de fraude ou limite insuficiente: nesta situação, é importante seguir os procedimentos definidos pela operadora do cartão ou pelo banco. Você pode utilizar a régua de cobrança para apresentar outras formas de pagamento.
Caso você esteja passando por problemas com fraudes e golpes, busque por um sistema seguro e automático de cobranças, que ajude a evitar esse tipo de problema.
Como funciona o fluxo de cobrança?
A régua de cobrança é mais simples do que você imagina. Ela é um processo que ajuda a identificar os melhores momentos para a empresa entrar em contato com o cliente para realizar a cobrança de uma fatura.
Você deve pensar em cada situação que o cliente passa dentro da cobrança, separando nas seguintes categorias:
- Escolha do método de cobrança;
- Envio de lembretes;
- Identificação do atraso;
- Tentativa de contato;
- Negociação de pagamento;
- Negativação Serasa.
Neste caso, a régua de cobrança estabelece como, quando e por onde o cliente será cobrado.
Cobrança preventiva
A cobrança preventiva, como o próprio nome sugere, é uma cobrança de prevenção à inadimplência. Ou seja, é feita antes do vencimento da fatura, com a ideia de lembrar o consumidor de que ele tem uma cobrança em aberto.
Ela segue as seguintes etapas:
- Emissão e envio da cobrança ao cliente;
- Lembrete de pagamento 5 dias antes do vencimento;
- Lembrete de pagamento no dia do vencimento;
- Envio da confirmação do pagamento.
Caso o cliente efetue o pagamento até a data de vencimento, a última etapa da régua de cobrança é o envio da confirmação de pagamento. Assim, a empresa demonstra que se importa com a ação do cliente, dando sinal de que recebeu o dinheiro.
No entanto, nos casos de inadimplência, é preciso recorrer à cobrança reativa.
Cobrança reativa
Se o cliente não realizar o pagamento, é necessário acionar a cobrança reativa. Neste caso, a linguagem acaba sendo um pouco mais firme, porém deve continuar dentro da comunicação amigável e profissional.
Lembre-se de que você precisa sempre manter o respeito em todo o relacionamento empresarial que tiver, independente se é uma situação de cobrança ou não.
Para a cobrança reativa, considere as seguintes etapas:
- Aviso de atraso 1 dia após o vencimento;
- Aviso de atraso 7 dias após o vencimento;
- Aviso de atraso 14 dias após o vencimento;
- Notificação por voz 30 dias após o vencimento;
- Negativação do pagador 45 dias após o vencimento.
Assim que o cliente realizar o pagamento da cobrança, ele também deve receber uma confirmação de pagamento.
Em algumas plataformas de cobranças, assim como o Asaas, você consegue automatizar todas as etapas da régua de cobrança, desde a emissão até a negativação no Serasa.
Dica: com o Asaas você consegue automatizar todas as etapas da sua régua de cobrança, desde a emissão, passando pelo envio de lembretes antes e depois do vencimento, até a negativação no Serasa (caso seja necessário).
Como montar uma régua de cobrança?
A régua de cobrança pode ter diferentes processos definidos com base nas particularidades do negócio e considerando o meio de pagamento. Para montar a sua régua de cobrança, você precisa:
1. Saiba quem é seu público-alvo
Entender o perfil do seu público-alvo é fundamental para personalizar a abordagem de cobrança. Considere fatores como:
- Meio preferido de comunicação;
- Escolha do método de pagamento;
- Personalidade;
- Posição socioeconômica;
- Profissão em que atua;
- Idade;
- Região em que mora.
Todas essas informações devem estar cadastradas na ficha de cada cliente. Isso ajudará a adaptar a régua de cobrança para atender às necessidades do seu público de forma mais eficaz.
2. Adote uma linguagem adequada
A cobrança pode ser vista como uma ação negativa para o consumidor, bem como para a empresa. Por isso, utilize uma linguagem fácil, respeitosa e profissional em todos os pontos de contato da régua de cobrança.
Independente de ser uma cobrança ou não, evite qualquer estilo de linguagem agressivo ou intimidador, pois isso pode prejudicar o relacionamento com o cliente.
Para evitar discussões e estresse desnecessário, busque adaptar o tom de voz da empresa conforme o perfil do cliente, mantendo sempre o respeito e o profissionalismo.
3. Conheça a jornada de pagamento cliente
Entendendo a jornada de pagamento do cliente você conhecerá os diferentes estágios pelos quais o cliente passa, desde o recebimento da fatura até o pagamento final. Isso é essencial para criar uma régua de cobrança eficaz.
Assim, ficará mais fácil planejar cada interação da régua de cobrança, oferecendo lembretes e incentivos no momento certo para maximizar as chances de pagamento.
4. Escolha um bom canal de comunicação
Identifique o canal de comunicação preferido dos seus clientes. Geralmente, as opções mais comuns são:
- E-mail;
- SMS;
- Carta;
- Ligações;
- WhatsApp.
Ao escolher o canal mais popular entre seus clientes, você aumenta a probabilidade de receber o pagamento e facilita a comunicação.
5. Personalize suas mensagens
Adapte suas mensagens conforme o histórico de relacionamento com o cliente, o meio de comunicação utilizado e a forma de cobrança. Uma abordagem personalizada mostra cuidado e aumenta a chance de uma resposta positiva.
6. Use técnicas de negociação
Esteja aberto à negociação e ofereça opções flexíveis de pagamento, como parcelamento da dívida ou descontos para pagamentos à vista. Isso pode incentivar o cliente a resolver a situação de forma colaborativa.
7. Mantenha o cadastro do cliente atualizado
Mantenha um cadastro detalhado e atualizado de todos os clientes, incluindo informações de contato, histórico de compras e pagamentos. Isso facilita a personalização da comunicação e ajuda a entender melhor o comportamento do cliente.
8. Cuidado com golpes
Esteja atento a possíveis golpes ou fraudes, como o da nota fiscal falsa, onde o cliente envia uma nota fiscal falsa afirmando já ter feito o pagamento. Lembre-se de que sua instituição financeira irá notificar a confirmação do pagamento.
Caso seu cliente aponte problemas para efetuar o pagamento, procure o suporte da sua conta para verificar o que pode estar acontecendo.
9. Conte com um sistema ERP integrado
Utilize um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integrado para gerenciar todo o processo de cobrança de forma eficiente. Basicamente, esse recurso é responsável pelo armazenamento e organização dos dados dos clientes e da própria empresa.
O Asaas oferece um ERP gratuito para as contas empresariais. Por meio dele, você tem a automação de: controle de estoque, gestão de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber. Tudo isso em um único lugar.
Modelo de régua de cobrança
Após estabelecer a linguagem adequada e conhecer a jornada de pagamento do cliente, você deve identificar as melhores datas para iniciar a régua de cobrança.
Essa data pode variar conforme o vencimento de cada fatura, porém, tente considerar os períodos em que o cliente tem mais condições de pagar a fatura. Geralmente essas datas são entre os dias 5 e 15 do mês.
Abaixo, vamos apresentar um exemplo de régua de cobrança, mostrando como um fluxo de comunicação pode funcionar.
Lembre-se de adaptar as mensagens conforme a linguagem estabelecida pela empresa e o meio de comunicação utilizado.
Mensagem após a confirmação da compra
Exemplo de Mensagem:
Bom dia, [Nome do cliente]!
Confirmamos a compra de [Nome do Produto ou Serviço], no dia [Data da compra], no estabelecimento [nome da empresa].
Você pode acessar mais detalhes da sua cobrança pelo link [Link de pagamento].
Agradecemos pela sua preferência e esperamos que volte sempre!
Mensagem no dia antes do vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia, [Nome do cliente]!
Tudo bem?
Estamos entrando em contato para lembrar que você tem uma fatura de [Descrição da compra] com vencimento próximo.
Para efetuar o pagamento, acesse: [Link de pagamento].
Qualquer dúvida ou problema, por favor, entre em contato conosco!
Mensagem dia 1 após o vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia, [Nome do cliente]!
Lembramos que sua fatura de [descrição da fatura] venceu ontem. Você pode realizar o pagamento diretamente por esse link: [Link de pagamento]
Em caso de problemas ou dúvidas relacionadas à cobrança, entre em contato!
Mensagem dia 7 após o vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia!
[Nome do cliente], você possui uma fatura de [descrição da fatura]. Para realizar o pagamento, acesse o link: [Link de pagamento]
Caso tenha problemas ou dúvidas relacionadas à cobrança, entre em contato!
Mensagem dia 14 após o vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia, [nome do cliente]!
Estamos entrando em contato para lembrá-lo sobre a fatura pendente de [descrição da fatura]. Você pode realizar o pagamento agora mesmo pelo link: [Link de pagamento]
Qualquer dúvida, ficamos à disposição!
Mensagem dia 30 após o vencimento
Exemplo de Mensagem:
Bom dia!
[Nome do cliente], estamos entrando em contato para informar que sua fatura de [descrição da fatura] continua pendente. Para regularizar sua situação, pedimos que efetue o pagamento o mais rápido possível. Acesse: [Link de pagamento]
Estamos à disposição!
Dia 45 após o vencimento
Nesta etapa, caso seu cliente ainda não tenha efetuado o pagamento, será necessário tomar ações um pouco mais rígidas. Nesse caso, você pode entrar com o processo de negativação Serasa.
Para facilitar esse processo e otimizar o tempo da sua empresa, existem ferramentas automatizadas especializadas em cobranças, assim como as que o Asaas oferece.
Dessa forma, você ganha tempo para focar em atividades mais direcionadas ao crescimento da empresa, enquanto mantém a saúde financeira do negócio estável.
Tenha uma régua de cobrança automática, e ganhe praticidade e agilidade para sua empresa. Abra sua conta no Asaas agora mesmo e diminua o índice de inadimplência da sua empresa!