Como organizar uma agenda de trabalho: 12 dicas

A rotina de qualquer empreendedor é um grande desafio. Sua agenda diária acaba sendo quase sempre assim: ele vive correndo, cheio de compromissos e tarefas. Nesse sentido, fazer um bom planejamento é fundamental para não se perder. E, por isso mesmo, conhecer algumas dicas para se organizar melhor é muito importante.

Em um mercado competitivo como o dos dias de hoje, não dá para marcar bobeira. Diante dessa realidade e com o objetivo de ajudá-lo, preparamos um conteúdo exclusivo sobre o tema, para que você possa fazer tudo corretamente e sem perder os prazos.

Ficou interessado em aprender como organizar uma agenda de trabalho? Então, não deixe de conferir as dicas que separamos:

Como organizar uma agenda de trabalho?

Descubra como organizar uma agenda de trabalho seguindo apenas 12 dicas:

1. Coloque tudo no papel

O primeiro passo para o profissional se organizar melhor é colocar tudo no papel, preferencialmente em uma agenda. Isso permitirá que você minimize as chances de esquecer algum compromisso e ainda dará a possibilidade de consultar as suas tarefas, procurar por números de telefone ou observar os detalhes de seus afazeres.

O ideal mesmo é que você consiga fazer isso no dia anterior ou, no máximo, de manhã cedo, antes de uma reunião, por exemplo. Quanto mais antecedência, mais tempo você terá para elaborar o seu planejamento e menores serão as chances de que você se esqueça de algo. Escolha a alternativa que melhor se encaixa no seu gosto pessoal.

2. Defina bem as prioridades

Outra ação importante para o profissional se organizar melhor é traçar uma boa definição de suas prioridades, percebendo quais tarefas são realmente essenciais e quais não são. Não fique com a consciência pesada por fazer isso, pois nem todos os compromissos agendados têm a mesma importância para você e para o sucesso do seu empreendimento.

Quando estiver definindo a sua lista, determine quais são os assuntos de maior relevância. Uma boa ideia é colocar números à frente dos seus afazeres, em ordem crescente de relevância. Não gaste horas preciosas e nem priorize temas que pouco tendem a aumentar a sua produtividade, por exemplo.

3. Use as listas a seu favor

Como dissemos, definir suas prioridades é fundamental e, para fazer isso de maneira correta, você pode usar listas. Comece pelas atividades recorrentes e importantes, como contato com os clientes, pagamento de contas mensais e outras. Depois, organize as tarefas por prioridades, separando o que precisa ser feito em cada dia e o que é mais flexível.

Para finalizar essa etapa, crie checklists com o que deve ser concluído e aproveite para assinalar, no papel, quando cumprir essas tarefas. Você pode listar, por exemplo, todas as contas e ir marcando as que já foram pagas.

4. Não ignore os detalhes

Outra atitude primordial para o profissional se organizar melhor é dar o devido valor para os detalhes. Mesmo com a necessidade de manter uma perspectiva abrangente no seu dia a dia, você precisa dar uma atenção especial para alguns pormenores.

Procure descrever os seus compromissos de forma detalhada e sistemática, para que nada seja deixado para trás.

5. Tenha uma agenda organizada

A melhor maneira de organizar sua rotina é registrar todas as atividades diárias e os compromissos do mês. Tenha uma agenda organizada, seja ela do tipo caderno para anotações ou digital, no celular, smartphone ou tablet.

Lembre-se de que o importante é ter onde anotar tudo. É fundamental registrar os compromissos em seus respectivos horários e datas, com os tempos de duração correspondentes.

Por meio dessa estratégia, você consegue ter uma gestão melhor da sua atividade e ainda é possível programar lembretes horas ou dias antes dela, evitando que se esqueça de algo. Não duvide: agendas são sempre ótimas opções!

6. Planeje em longo prazo

Organizar o tempo é mais difícil se pensarmos apenas nos momentos imediatos. Por isso mesmo, planejar em longo prazo é sempre uma boa estratégia, mesmo que seja preciso fazer mudanças eventuais na sua lista de compromissos. Assim, pelo menos, você pode ter uma ideia do que é necessário finalizar e de quais serão os períodos mais conturbados.

Isso é especialmente positivo para aquelas pessoas que têm mania de deixar tudo para a última hora. Se você escolher cumprir apenas uma tarefa indispensável nos primeiros dias da semana, por exemplo, saberá ao certo o número de dias pelos quais poderá distribuir o restante de seus compromissos. Isso reduz a pressão e o desgaste do seu ofício.

7. Fique de olho no calendário

Para planejar em longo prazo, você precisa ficar de olho no calendário. E, por isso mesmo, o ideal é ter uma folhinha na sua mesa de trabalho, seja no home-office ou no escritório da empresa. Use-a para marcar os dias em que tem algo importante.

Não é preciso anotar os detalhes nas suas páginas, pois você já terá feito isso no papel ou na agenda. No entanto, apenas sinalizar que tem alguma tarefa ou evento naquele dia já é de grande valia. Manter essa visualização acessível faz com que você não se esqueça de nada!

8. Conte com os aplicativos

A tecnologia pode ser uma forte aliada da sua rotina e, para modernizar ainda mais esse processo de organização do seu dia a dia, você pode utilizar aplicativos instalados no seu smartphone ou tablet. A maioria desses programas é integrada, fornecendo a função de calendário e agenda, com lembretes, listas de tarefas e anotações.

O próprio Google oferece a ferramenta Google Agenda, que é gratuita e integra seu e-mail no computador, sincronizando seu dispositivo móvel, com lembretes personalizados por e-mail, SMS ou pop-up, por exemplo. Vale a pena pesquisar e escolher o melhor aplicativo para a sua necessidade.

9. Organize o seu espaço

Além de organizar a agenda por meio de todas essas atitudes, é muito importante que você tenha um espaço bem-arranjado para o cumprimento adequado de suas tarefas, tanto no trabalho quanto em casa. Um ambiente limpo e sem bagunça diminui a perda de tempo com distrações ou mesmo com a procura de itens que você não sabe onde estão.

Documentos importantes, por exemplo, devem ser guardados em gavetas de fácil acesso, porém seguras, de forma que você evite perder toda essa papelada. Além disso, vale a pena apostar nos documentos digitais, que não gastam papel ou espaço e ficam acessíveis a um clique, em qualquer local que tenha conexão com a internet.

Para facilitar essa tarefa, o Asaas oferece um ERP SaaS, responsável por integrar e automatizar processos empresariais. Por meio desse sistema, você consegue organizar todas as informações importantes por meio de um único lugar.

10. Divida bem o seu tempo

É fundamental que você divida o seu tempo entre trabalho, lazer e família. Não dá para sacrificar um ou outro: então, organize-se de forma a não prejudicar nenhum dos pilares de sua vida. Se o seu horário é comercial, não leve trabalho para casa fora desse período.

Já se a sua agenda tem mais flexibilidade ou é imprevisível, separe momentos do dia para passar com a família e os amigos. Também é importante que você não exagere na quantidade de compromissos. Muitas vezes, pecamos por querer fazer tudo de uma vez e, como consequência, acabamos não realizando nada.

Pouco adianta se programar para muitas coisas se, depois, você não conseguir cumprir metade delas. Mire em um número possível de ser cumprido e vá experimentando a sua capacidade diária de produtividade.

11. Estipule uma hora para terminar

Especialmente quando se começa a empreender ou quando trabalha como autônomo, a tentação de esticar o período de expediente é imensa, pois é você que precisará arcar com prejuízos ou experimentará os louros da lucratividade. No entanto, por mais que seja difícil, é muito importante estipular uma hora para terminar e, principalmente, cumprir essa determinação.

Aumentar demasiadamente suas horas de trabalho não terá os efeitos que você imagina, pois invariavelmente haverá uma queda no desempenho devido ao cansaço e ao estresse. Para alcançar melhores resultados, é importante que você conheça os seus limites e tenha boas ferramentas de trabalho.

12. Dê recompensas a si mesmo

Por fim, conseguir completar tudo aquilo a que se propôs é uma tremenda vitória para qualquer profissional. Por isso mesmo, você não deve se privar de pequenas recompensas quando atingir esse objetivo. Essa é uma maneira de diminuir o estresse e a percepção de cansaço, ganhando um gás a mais para o dia ou a semana seguinte.

A forma de fazer isso varia de pessoa para pessoa, de acordo com o perfil de cada um. Tire um tempo para passear com a família, compre aquela comida que você mais ama, faça um happy hour com os amigos ou, simplesmente, assista a um jogo do seu time favorito. Aproveite bastante a sensação de dever cumprido e relaxe: não há mal nenhum em ter um momento para si.

Além disso, não se descuide da sua saúde. É importante separar alguns minutos todos os dias para fazer atividades físicas como caminhada, corrida ou uma série de exercícios na academia. Se você ama algum esporte, pratique aquele que lhe dá mais prazer. A organização possibilita que você faça isso.

Agora que você já aprendeu como organizar uma agenda de trabalho, que tal aprender um pouco mais sobre a gestão do tempo? Continue a leitura e descubra como gerenciar melhor o seu tempo!