Saber cuidar da gestão de contas é fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio. Para ter controle sobre o seu caixa, é importante pensar em atividades que colaborem com a análise desses dados, assim como o fechamento mensal.
Por meio desse recurso, será possível avaliar as operações da empresa e, assim, identificar problemas com pagamento, recebimento, imposto, operações fiscais, etc.
Neste artigo, vamos te mostrar como fazer o fechamento mensal e quais as vantagens que isso pode trazer para a empresa. Acompanhe!
O que é o fechamento mensal?
O fechamento mensal é uma prática empresarial, que geralmente é realizada no início de cada mês. O objetivo dessa atividade é registrar a movimentação financeira da empresa durante aquele período.
Neste caso, são analisados documentos como: notas fiscais, extratos bancários, contratos, comprovantes, etc. Por meio da organização desses dados, é possível obter informações importantes sobre o desempenho do negócio, identificando seus reais problemas.
Quais informações devem entrar no fechamento mensal?
Na prática, o fechamento mensal costuma ser executado pelo setor financeiro, em conjunto com o contador. O procedimento de fechamento mensal pode variar de uma empresa para outra, mas, geralmente, ele demanda a organização das seguintes informações:
Movimentação trabalhista
Quaisquer informações financeiras relacionadas aos contratos de colaboradores ou parceiros contratados devem constar no fechamento mensal. Quanto mais completo o seu relatório, mais eficiente será sua análise de desenvolvimento do negócio.
Por isso, busque colocar dados importantes como:
- Salários e Encargos Sociais: Verificar se todos os salários foram corretamente processados, incluindo descontos, benefícios e encargos sociais;
- Horas Extras e Adicionais: Registrar horas extras, adicionais noturnos ou outros pagamentos extras;
- Férias e Benefícios: Garantir que os períodos de férias e benefícios tenham sido devidamente registrados e refletidos nos custos;
- Rescisões Contratuais: Considerar custos associados a rescisões contratuais, se houver.
Movimentação fiscal
Ter o registro do pagamento das obrigações fiscais da empresa é fundamental para o fechamento mensal. Isso assegura a conformidade com regulamentações, colaborando com a estabilidade financeira da organização.
Neste caso, busque por informações como:
- Impostos: Revisar e provisionar valores para os diversos impostos, como ICMS, ISS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, entre outros.
- Obrigações com documentos: Verificar se todas as obrigações acessórias, como emissão de notas fiscais e declarações, foram cumpridas.
Movimentação financeira e contábil
Para o fechamento mensal, é preciso saber controlar a movimentação financeira e contábil da empresa. Além de garantir a precisão dos registros, isso também proporciona uma visão clara do desempenho financeiro da organização.
São informações dessa categoria:
- Extratos Bancários: Conciliar os extratos bancários e garantir que todas as transações estejam refletidas nos registros contábeis.
- Contas a Pagar e a Receber: Revisar e atualizar o status das contas a pagar e a receber.
- Investimentos e Financiamentos: Avaliar a movimentação em investimentos e financiamentos, se aplicável.
- Depreciação e Amortização: Considerar a depreciação de ativos e amortização de despesas, se aplicável.
Controle de estoque
Para um fechamento mensal assertivo e eficiente, é essencial manter o controle de estoque em dia. Além de evitar ficar sem os seus produtos e prejudicar a experiência de compra do cliente, isso também ajuda a entender o quanto será gasto para o abastecimento.
Neste caso, lembre-se de coletar informações como:
- Quantidade de Produtos: Verificar a quantidade de produtos em estoque e comparar com os registros contábeis.
- Avaliação do Estoque: Calcular o valor do estoque com base em métodos como PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) ou UEPS (último a entrar, primeiro a sair).
- Perdas e Obsolescência: Calcular perdas por obsolescência ou danos e refletir esses ajustes nos registros contábeis.
Como evitar erros no fechamento financeiro mensal?
Evitar erros no fechamento financeiro mensal é crucial para garantir a precisão das informações e, por consequência, uma análise financeira eficaz. Aqui estão algumas práticas importantes para evitar equívocos nesse processo:
Não considere valores que ainda não entraram em caixa
É importante considerar apenas os valores que efetivamente entraram em caixa durante o período analisado. Evite incluir receitas que foram faturadas, mas ainda não foram recebidas, para manter uma visão realista do fluxo de caixa.
Considerar receitas não recebidas pode levar a contabilização dupla, onde a mesma transação é registrada mais de uma vez. Assim, você pode comprometer a integridade dos registros contábeis e a precisão das demonstrações financeiras.
Organize os lançamentos por categoria
Categorize e organize os lançamentos financeiros de maneira clara e consistente. Isso facilitará a análise e permitirá identificar rapidamente as fontes de receita e os itens de despesa.
Para facilitar esse processo, é comum que as empresas utilizem um sistema de gestão financeira, que faça essa categorização de forma automática.
Realize fechamentos diários ou periódicos
Em vez de esperar até o final do mês, considere realizar fechamentos em períodos menores (diários, semanais ou quinzenais). Isso ajuda a identificar e corrigir problemas imediatamente, em vez de acumular possíveis erros ao longo do mês.
Além disso, essa atividade também mantém registros atualizados regularmente, garantindo uma visão em tempo real das finanças.
Como fazer o fechamento financeiro mensal de uma empresa?
O fechamento financeiro mensal de uma empresa envolve uma série de etapas que garantem a precisão das informações contábeis utilizadas. Para fazer esse relatório, você precisa seguir os seguintes passos:
1. Defina um calendário de fechamento
Estabeleça um calendário para o fechamento financeiro, estipulando datas específicas para cada etapa do processo. Lembre-se de encaminhar essas datas do calendário para todos os envolvidos, garantindo que estejam cientes de suas responsabilidades e prazos.
Você pode dividir os prazos conforme cada uma das tarefas, como:
Conciliação Contas Contábeis
Ter uma data para finalizar a conciliação de contas contábeis é importante para garantir que os saldos estejam alinhados. Isso permite identificar e corrigir quaisquer diferenças antes do fechamento mensal, evitando prejudicar a veracidade dos dados.
Apuração Impostos
A apuração de impostos demanda conformidade com regulamentações fiscais. Definir uma data para essa etapa é essencial para cumprir prazos legais de entrega de obrigações acessórias e pagamento de impostos, evitando multas e penalidades.
Lançamentos Folha
Ter uma data oficial para os lançamentos da folha de pagamento proporciona transparência aos colaboradores sobre o processamento de seus salários e benefícios. Isso contribui para um ambiente de trabalho saudável e demonstra compromisso com a equipe.
Comissões a Parceiros
Ao definir um prazo para o registro e o pagamento de comissões, você promove transparência nas relações com parceiros de negócios. Cumprir prazos fortalece a confiança e solidifica parcerias ao demonstrar comprometimento.
2. Defina a data de corte de recebimento de notas fiscais
É importante estabelecer uma data para o recebimento de notas fiscais. Isso traz organização e consistência para seus processos financeiros.
Assim, a equipe pode concentrar seus esforços na contabilização de transações até a data acordada. Além de evitar a inclusão de registros fora do período analisado, isso também contribui para a precisão das informações contábeis e financeiras.
3. Divida as ações conforme os times e periodicidade
Dividir as ações de acordo com times e periodicidade distribui a carga de trabalho de maneira mais eficiente. Assim, cada equipe pode se concentrar em suas responsabilidades específicas, evitando sobrecarga e garantindo comprometimento com o prazo.
4. Automatize a gestão financeira e facilite as apurações
A automação na gestão financeira promove diversas facilidades empresariais. Além de agregar agilidade e praticidade, os processos automatizados minimizam falhas e garantem a consistência dos registros contábeis.
Assim, ao automatizar tarefas repetitivas, sua empresa permite que a equipe dedique mais tempo à análise e tomada de decisões estratégicas.
ERP para gestão e controle financeiro
Um ERP (Enterprise Resource Planning) centraliza informações financeiras em um único sistema. Isso facilita a organização dos dados importantes para o fechamento mensal, proporcionando uma padronização de processos.
O Base by Asaas é um software gratuito que permite o gerenciamento eficiente do setor financeiro. Por meio dele, você pode emitir notas fiscais, gerenciar seus recebimentos e pagamentos, fazer cobranças automáticas e muito mais.
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